Come event planner, avere a disposizione un team di volontari per supportare il tuo evento può rivelarsi una vera e propria benedizione, soprattutto quando i budget dedicati sono ristretti e la possibilità di assumere un team strutturato non è un’opzione percorribile.

Inoltre, i volontari tendono ad essere fortemente interessati alle dinamiche che si nascondono dietro agli eventi (o almeno al tuo evento) e possono rivelarsi ben più entusiasti di un semplice collaboratore part-time stipendiato.Fai in modo che si sentano parte del team e così potranno dare il meglio di sé, assicurandoti il loro aiuto anche per il futuro.

Ecco alcuni modi per massimizzare il supporto fornito dai tuoi volontari:

 

SI’: Allineati con loro accuratamente

NO: Supporre che sappiano esattamente cosa fare

Mentre i volontari con esperienze passate nell’ambito degli eventi possono già conoscere le dinamiche che si nascondono dietro l’organizzazione di un evento, molti volontari possono trovarsi lì per la prima volta con l’obiettivo di poter fare una nuova esperienza preziosa e pertanto possono essere assolutamente nuovi al mondo degli eventi.

Prepara un dettagliato briefing per ogni gruppo di volontari, informandoli esattamente in merito a ciò di cui dovranno occuparsi ogni giorno ed in ogni momento. Fidati di noi, saranno più felici che li venga detto con precisione cosa fare, invece di darli la sensazione di sentirsi soli a dover comprendere cosa fare.

 

SI’: Assegna ruoli interessanti e motivanti

NO: Assegnare task che nessun altro ha voluto

I volontari di eventi non offrono sicuramente il loro aiuto per poi finire ad annoiarsi: evita di assegnare ruoli che li lascino sentire soli e isolati. E se sono previsti compiti ripetitivi, fai “girare” i vari team di volontari dei quali disponi durante la giornata affinché nessun singolo gruppo si possa ritrovare a tagliare dei semplici fogli di carta per 10 ore di fila.

 

SI’: Concedi delle libertà

NO: Lasciare troppe libertà, senza assegnare un preciso piano delle attività

Oltre ad aiutare a gestire un evento, i volontari sono anche lì per stringere delle amicizie, imparare qualcosa di nuovo e fare esperienze diverse e gratificanti. Questo non può accadere se i giorni si susseguono ininterrottamente con task uno dietro l’altro, tutto il giorno, senza possibilità di guardarsi un attimo attorno.

Al contrario, assegna loro attività specifiche in tempi prefissati unitamente a del tempo prezioso che possa dare loro possibilità di svagarsi, esplorare e conoscersi meglio anche con gli altri membri del team. In questo modo, resteranno mentalmente e fisicamente freschi per tutto il giorno (e saranno molto più felici e soddisfatti).

 

SI’: concedi delle piccole distrazioni

NO: trattarli come delle seccature 

Uno degli aspetti più divertenti di essere volontario ad un evento è quello di potersi trovare proprio dietro le quinte dell’organizzazione di un evento, dando la possibilità di vedere di sfuggita un ospite celebre o di poter assistere alle prove sul palco.

Concedi ai tuoi volontari anche la possibilità durante la giornate di lavoro di “godere” di alcune di queste piccole distrazioni. Fintanto che gestisci con cura questi momenti, non dovrebbero intralciare la preparazione dell’evento o la gestione delle prove. Inoltre, proverai un vero e proprio senso di soddisfazione sapendo che potresti star addestrando la prossima generazione di event planner.

 

SI’: “Alimentali”

NO: Se puoi, non occuparti dei trasporti

I tuoi volontari stanno già lavorando per te gratuitamente. Il minimo che puoi fare è offrire loro dei gustosi pasti e, solo se possibile, anche addossarti i loro costi di trasporto per raggiungere la location dell’evento.

Sii generoso e disponibile con i tuoi volontari e loro saranno generosi con te (offrendoti il loro tempo e la loro dedizione).