Sicuramente quando si hanno a disposizione budget elevati, lavorare sull’organizzazione di un evento risulta più facile e anche divertente.

La realtà però è ben diversa: molto spesso si dispone di un budget limitato e occorre comunque organizzare un evento che sia indimenticabile.

Tuttavia, “basso budget” non deve necessariamente significare “bassi rendimenti”. Infatti, ottenere un buon ritorno sul tuo investimento può essere ben più facile quando non hai un budget multimilionario.

Di seguito alcuni modi creativi per migliorare il tuo ROI, anche in caso di budget limitato.

 

Risparmia sui costi della location

È naturale pensare che sia conveniente che la location ti possa fornire tutto ciò che ti serve direttamente in loco, inclusi cibo, attrezzature AV e Wi-Fi. In realtà questo aspetto ha un costo: gli alberghi o le sale espositive possono approfittarne per addebitarti costi extra.

Cerca di ottenere preventivi alternativi da fornitori esterni che possono offrirti questi servizi e /o attrezzature a costi inferiori, quindi parlane con chi gestisce la location e contratta affinché possa rinunciare o ridurre una di queste spese. Se hai una tua attrezzatura personale che può essere utilizzata sull’evento, portala con te per cercare di abbassare ulteriormente i costi.

 

Trova sponsor

Sii creativo quando cerchi degli sponsor. Ricorda, ci sono molteplici tipologie di sponsor, non solo quelli che ti finanziano. Cercate sponsor che desiderino sponsorizzare l’evento in prima persona, “mettendoci la faccia”.

Alcuni esempi pratici:

–  mettendo a disposizione gadget sponsorizzati per i partecipanti agli eventi;

– fornendo attrezzature o tecnologia;

– prestando servizi di diverso tipo (che altrimenti dovresti pagare)

In cambio, potrai fornire ai tuoi sponsor una preziosa “vetrina” per il loro brand o i contatti necessari per aumentare la cosiddetta “brand awareness”, le vendite o  addirittura entrambi. Pensate a lungo termine e ricordate che queste sponsorizzazioni possono aiutarti in un evento imminente ed in futuro.

 

Investi sulla tecnologia che ripaga

Negli ultimi anni, le App Evento si stanno rapidamente rivelando un must-have nel mondo degli eventi.

Queste App migliorano gli eventi in più modi e spesso  ripagano in termini di raccolta di dati, migliorando l’esperienza del pubblico, risparmiando sui costi e automatizzando processi quali la registrazione e la diffusione di informazioni (riducendo così anche la tua esigenza di personale on-site per gestire questi processi).

Per ulteriori suggerimenti su come pianificare al meglio i tuoi eventi, migliorare il tuo ROI o semplicemente tenerti  aggiornato sulle news dal mondo degli eventi,  segui il blog di PowerVote!