Wenn es eine Konstante gibt, auf die Sie sich im Eventmanagement verlassen können, dann ist es die, dass immer wieder knifflige Situationen entstehen – meist unerwartete, alptraumhafte Situationen.

Dies ist unsere Liste von 5 Event-Albträumen, die Sie nicht erleben wollen (aber wahrscheinlich irgendwann einmal erleben werden) – und vor allem, wie Sie sie verhindern können.

Kurzfristige Absage von Referenten und Entertainern

Die Absage von Schlüsselpersonen kann ein Ereignis zum Scheitern bringen, bevor es überhaupt beginnt. Wenn Ihr Hauptredner plötzlich nicht erscheint, können die Teilnehmer mehr als nur Ihr Geld zurückverlangen – sie könnten Ihren Ruf schädigen (auch wenn es nicht Ihre Schuld war, dass Ihr Hauptredner zurückgezogen wurde).

Hier gibt es kein Entkommen. Sie müssen ehrlich und direkt mit Ihren Teilnehmern umgehen. Setzen Sie Ihre Notfallpläne in die Tat um und gleichen Sie den Verlust eines Hauptredners oder Star-Performers aus – teilen Sie dann die Nachrichten und bieten Sie dem Publikum die Wahl, ob es weiterhin an der Veranstaltung teilnehmen oder sich abmelden möchte. Der Schlüssel ist es, mit Ihrem Plan B einen hohen Mehrwert zu erzielen; dann können die Veranstaltungsteilnehmer mit dem aktualisierten Programm möglicherweise noch zufriedener sein.

Zu viele Teilnehmer

Während sich viele Veranstaltungsplaner Sorgen um leere Plätze machen, weil Sie ein Leser unseres Blogs sind, vertrauen wir darauf, dass Sie bereits wissen, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben und die Menschenmenge anlocken können. Jetzt haben Sie vielleicht das umgekehrte Problem – es sind zu viele Teilnehmer.

Wir raten Ihnen hier zur Vorbeugung – denn es gibt nicht viel mehr, was Sie tun können, wenn 300 Personen in einem Auditorium mit 200 Plätzen erscheinen. Behalten Sie stattdessen Ihre Veranstaltungsanmeldungen im Auge und achten Sie darauf, entweder Ihre Plätze zu begrenzen oder Ihren Veranstaltungsort an einen größeren Ort zu verlegen. Wenn Ihre Veranstaltung eine „open to public entry“-Veranstaltung ist, dann zählen Sie, wie viele Personen Ihren Veranstaltungsort betreten und verlassen haben, und halten Sie die Besucher draußen, bis einige Besucher gehen und Ihre Veranstaltungshalle mehr Personen aufnehmen kann.

Schlechtes Wetter

Outdoor-Events können schwierig sein. Deshalb ist es wichtig, bei schlechtem Wetter immer einen Backup-Plan zu haben. Für einige Veranstaltungen kann dies bedeuten, einen Innenbereich in Reserve zu halten (nur für den Fall, dass der Wetterfrosch ein paar Tage vor Ihrer Veranstaltung schlechte Nachrichten hat).

Andere Veranstaltungen, die diesen Außenbereich benötigen, können jedoch einige kreative Notlösungen einbauen. Beispielsweise Ponchos in die Goodie-Bag aufzunehmen, kann eine gute Idee sein. Oder im schlimmsten Fall benötigen Sie einen Backup-Plan, der eine Umplanung Ihres Events auf einen anderen Tag beinhaltet.

Ein großer Sponsor ist unzufrieden

Sponsoren sind das Herzblut vieler Veranstaltungen. Ihre Injektion an Bargeld, Dienstleistungen oder Goodies kann ein mittelmäßiges Ereignis in ein herausragendes verwandeln – oder ihr Mangel an Investitionen könnte den bedeutenden Unterschied machen, ob sie ein Event stattfindet oder nicht. Eines der letzten Dinge, die Sie sich wünschen werden, ist ein Sponsor, der unzufrieden ist mit einem Logo-Platz, mangelnder Anerkennung oder mehr.

Häufig ist die Unzufriedenheit auf mangelnde Klarheit in den Vereinbarungen zurückzuführen. Seien Sie sich immer bewusst – in der mündlichen und schriftlichen Kommunikation -, was Ihre Sponsoren für ihre Investition erhalten. Ob es sich nun um eine spezifische Logoplatzierung an Ihrem Veranstaltungsort, Markenerwähnungen oder ähnliches handelt, sie müssen genau wissen, was Sie ihnen versprechen – und Sie müssen das alles schriftlich festhalten und dann auch einhalten.

Wo sind die Freiwilligen?

Es klingt nach einem perfekten Plan – besetzen Sie Ihre Event-Crew mit Freiwilligen, die versprechen ein Teil Ihrer Veranstaltung zu sein. Vielleicht haben Sie ihnen Freebies versprochen. So oder so, verlassen Sie sich nicht darauf, dass 100% Ihrer Freiwilligen am ersten Tag auftauchen – und erwarten Sie sicherlich nicht, dass alle Ihre Freiwilligen an den Tagen zwei, drei und darüber hinaus zurückkehren.

Erwarten Sie stattdessen, dass diese Situation eintritt und sprechen Sie einfach mehr Freiwillige an, als Sie benötigen. Besetzen Sie wichtige Positionen mit (nicht-freiwilligen) Teammitgliedern, denen Sie vertrauen, und lassen Sie Ihre Freiwilligen eine Arbeit verrichten, die leicht austauschbar ist – falls also ein Freiwilliger morgen nicht erscheint, kann diese Person durch einen anderen ersetzt werden.