People at a meeting

Brainstorming auf der Arbeit.

Auf jeder Ebene jedes Unternehmens ist die Planung von Meetings eine wichtige Fähigkeit.

Egal, ob Sie ein Neuling sind, der mit der Organisation von Meetings beauftragt wurde, weil niemand anderes dies tun möchte, oder ob Sie ein Teamleiter sind, der Meetings nutzt, um Ihre Teams auf den neuesten Stand zu bringen und Ihnen Motivation geben, damit sie ihre Ziele erreichen – es gibt keinen Zweifel daran, dass Sie (und Ihr Team) durch effektive Meetings neue Möglichkeiten schaffen.

Wir haben mit erfahrenen Meeting-Planern gesprochen, und dies sind ihre Top-Tipps für die Organisation (und Durchführung) von Meetings, die effizient, effektiv und sehr interaktiv sind.

 

Planen Sie eine Agenda und geben Sie sie dann bekannt

Eines der am häufigsten auftretenden Probleme bei Meetings ist, dass sie planlos, ohne Plan und Ziel zusammengestellt werden. Wir waren alle schon mal bei diesen “wöchentlichen Update-Meetings”, die die Teilnehmer langweilen und kein Projekt wirklich vorantreiben – wenn das also bei Ihren Meetings der Fall ist, hören Sie auf und planen Sie eine Agenda mit sehr klar definierten Zielen.

Als nächstes denken Sie daran, Ihre Agenda und Ihre Ziele bekannt zu geben, damit alle darauf vorbereitet sind und wissen, was erwartet wird. Schließlich ist es sinnlos, präzise Ziele zu planen, wenn niemand sonst weiß, was sie sind.

 

Halten Sie sich an den Zeitplan!

Einige Experten sagen, dass ein Meeting, das länger als 30 bis 45 Minuten dauert, ein ineffizientes Meeting ist. Wir sind zwar bereit, bei dieser Zeitbegrenzung etwas flexibler zu sein, aber Sie können darauf wetten, dass Sie bei einer üblichen Dauer von 2 bis 3 Stunden – wie bei vielen Besprechungen in Unternehmen – wahrscheinlich zu viel Zeit mit unnötigem Geschwätz oder Ablenkungen verbringen.

Weisen Sie eine Person (vielleicht Sie selbst) an, die während Ihrer Besprechungen streng auf solche Umwege achten soll. Immer wenn die Besprechung beginnt, vom Thema abzuweichen, wird es die Aufgabe dieser Person sein, alle an die Tagesordnung und die Ziele zu erinnern – und dann die Besprechung wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

 

Regeln aufstellen und durchsetzen

Irgendwann werden Sie Regeln für Ihre Meetings aufstellen wollen. Anstatt eine Liste mit 20 “DOs und DON’Ts” zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, die Liste der Regeln kurz und einfach zu halten – und speziell auf die Probleme zugeschnitten, mit denen Sie häufig bei bestimmten Teilnehmergruppen konfrontiert sind.

Kontrollieren Ihre Manager und Führungskräfte ständig ihre Telefone und geben nicht 100 %? Erwägen Sie die Erstellung einer Regel, die verlangt, dass alle Telefone im Flugmodus sind, sobald ein Meeting beginnt. Sie können weitere Regeln für die Nutzung von Laptops, das Einlegen von Pausen, das Stellen von Fragen und mehr festlegen.

 

Mit Technologie interagieren

Stellen Sie eine Verbindung zu den Teilnehmern her und ermutigen Sie sie zur Teilnahme, indem Sie eine Technologie verwenden, die speziell dafür entwickelt wurde, die Interaktion und das Aktivitätslevel zu erhöhen. Eine der neuesten – und sicherlich am einfachsten zu bedienenden – Lösungen ist Angage.live.

Mit Angage.live (oder einer Technologie wie Event-Apps) können die Teilnehmer mit Organisatoren und Moderatoren von Veranstaltungen interagieren, indem sie ihre Fragen, Kommentare und Antworten in die Plattform eingeben (zusammen mit einer Reihe anderer Aktionen). Das Beste daran ist, dass Angage.live über jedes Smartphone, Tablet, Laptop oder Desktop zugänglich ist.

 

Meetings immer mit Follow-up-Aktionen beenden

Dies ist vielleicht der wichtigste – und oft ausgelassene – Teil eines jeden Meetings. Wenn es einen Unterschied gibt zwischen ineffektiven Update-Besprechungen und hocheffektiven, aktionsorientierten Meetings, dann ist es der, dass exzellente Meetings immer etwas vorantreiben – egal ob es sich um ein Projekt, ein Ereignis, Ziele oder etwas anderes handelt.

Und die Teilnehmer mit Follow-up-Aktionen zu beauftragen, ist ein wichtiger Teil der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens nach jedem Meeting. Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende jedes Meetings mindestens 5 bis 10 Minuten Zeit haben, um die “nächsten Schritte” zu besprechen – dies ist einer der wichtigsten Schlüssel zur Organisation ansprechender und effektiver Meetings.