Eines der verborgenen Geheimnisse, die erfolgreiche Event-Planer in der Hinterhand haben, ist das Event-Debriefing (Nachbesprechung). Dieser oft vernachlässigte Aspekt der Veranstaltungsplanung kann den Unterschied ausmachen zwischen dem Aufbau von immer leistungsfähigeren Veranstaltungen…. und der Aufarbeitung der gleichen, glanzlosen Unterhaltung, von der sich das Publikum schnell langweilt. Aber was macht nun eine Nachbesprechung nach der Veranstaltung „exzellent“? Eine Besprechung, die diese Bereiche abdeckt (und vorzugsweise noch mehr):
  • Veranstaltungsziele: Berücksichtigen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung und geben Sie einen ehrlichen Überblick darüber, wie gut (oder nicht) Ihre Veranstaltung diese Ziele erreicht hat.
  • Budget: War Ihre Veranstaltung im Rahmen des Budgets? Und selbst wenn, war Ihr Budget gut optimiert – oder hätten Sie mit Ihrem Budget noch mehr erreichen können?
  • Logistik: Wie gut war die Veranstaltung in Bezug auf Veranstaltungsort und Gästemanagement, VIPs, Wi-Fi-Konnektivität, Erreichbarkeit und andere logistische Elemente?
  • Registrierungen: Sind die Anmeldungen so reibungslos verlaufen wie erwartet? Wie könnten Sie den Prozess für zukünftige Veranstaltungen (an diesem oder anderen Orten) verbessern?
  • Zeitmanagement: Sind die verschiedenen Aspekte Ihrer Veranstaltung pünktlich verlaufen (und beendet worden)? Hatten Sie genug Pläne und Möglichkeiten, um den Referenten zu helfen, ihren Zeitplan einzuhalten?
  • Marketing und Branding: Haben Sie Ihre Marketing- und Branding-Ziele erreicht? Konnten Sie Ihr potenzielles Publikum effektiv erreichen und es von der Teilnahme überzeugen?
  • Team (intern): Wie gut hat Ihr Team funktioniert? Gibt es Kommunikationslücken oder Prozesse, die vor der nächsten Veranstaltung geschlossen bzw. optimiert werden sollten?
  • Team (extern): Hat Ihr Team an Vertragspersonal (d.h. Saaldiener, Registrierungspersonal und andere Teilzeitkräfte oder ausgelagertes Personal) die Erwartungen erfüllt?
  • Kundenmanagement: Wenn Sie eine Event-Agentur leiten, wie gut hat Ihr Team den vielleicht wichtigsten Teil eines Events gemeistert – das Kundenmanagement?
  • Sponsorenmanagement: Konntest Sie sich die gewünschten Partnerschaften sichern? Wichtig ist vor allem, dass Ihre Sponsoren der Ansicht waren, dass sie einen hervorragenden Wert für ihre Sponsorengelder erhalten haben?
Dies sind nur einige Aspekte, die eine gute Nachbesprechung aufgreifen sollte. Erstellen Sie Ihre eigene Nachbesprechungsliste und passen Sie sie an jede spezifische Veranstaltung an, für die Sie verantwortlich sind.
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