Uno de los secretos ocultos que los organizadores de eventos con éxito tienen en sus bolsillos es el informe del evento.

Este aspecto a menudo descuidado de la planificación de eventos puede marcar la diferencia entre crear eventos progresivamente poderosos y repetir el mismo entretenimiento deslucido del que el público se aburre rápidamente.

Pero, ¿qué hace que un informe post-evento sea «excelente»? Uno que cubre estas áreas (y preferiblemente aún más):

  • Objetivos del evento: considera los objetivos de tu evento y haz una revisión honesta de como de bien (o no) tu evento ha cumplido estos objetivos.
  • Presupuesto: ¿Tu evento estuvo dentro del presupuesto? E incluso si lo estuvo, ¿estaba bien optimizado tu presupuesto, o podrías haber hecho aún más con tu presupuesto?
  • Logística: ¿Cómo de bien estuvo organizado el evento en términos de sede y gestión de invitados, VIP, conectividad Wi-Fi, accesibilidad y otros elementos logísticos?
  • Registros: ¿Los registros se realizaron tan bien como se esperaba? ¿Cómo podría mejorar el proceso para futuros eventos (en este lugar u otros)?
  • Gestión del tiempo: ¿Los diversos aspectos de tu evento se ejecutaron (y finalizaron) a tiempo? ¿Tuviste suficientes planes y contingencias para ayudar a los ponentes a cumplir con la agenda?
  • Marketing y branding: ¿Alcanzaste tus objetivos de marketing y branding? ¿Pudiste llegar a tus potenciales audiencias de manera efectiva y convencerlos de asistir?
  • Equipo (interno): ¿Cómo de bien funcionó tu equipo? ¿Hay vacíos en las comunicaciones o procesos que se deben solucionar antes del próximo evento?
  • Equipo (subcontratado): ¿Tu equipo de personal contratado (es decir, personal de sala, personal de registro y otros trabajadores a tiempo parcial o subcontratado) cumplió con las expectativas?
  • Gestión de clientes: si trabajas como una agencia de eventos, ¿cómo de bien tu equipo manejó posiblemente la parte más importante de cualquier evento: la gestión de clientes?
  • Gestión de patrocinadores: ¿pudiste obtener los patrocinios que deseabas? Importante, ¿tus patrocinadores piensan que recibieron un valor excelente por su dinero del patrocinio?

Estos son solo algunos aspectos que debes tener en cuenta para un buen informe. Crea tu propia lista y asegúrate de personalizarla especificamente para cada evento del que estés a cargo.

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