El sector de los eventos puede llegar a ser muy exigente de cara a un organizador de eventos. Comete un sólo error y el ‘evento perfecto’ se puede transformar en cuestión de segundos en un desastre que todos recordarán ( y del que no podrán dejar de hablar). Afortunadamente, no necesitas cometer todos los errores habidos y por haber para poder aprender de ellos y evitarlos. Tras recorrer el mundo entero hablando con los más reconocidos organizadores de eventos, hemos recopilado los errores más comunes en los que han caído…y que tu podrás evitar después de leer este artículo.

 

MALA GESTIÓN DEL TIEMPO

Una cualidad de la que presumen muchos event planners es la de adaptarse al ritmo y reaccionar ante imprevistos. Sin embargo, eso no significa que deban (o puedan) cambiar los horarios a su antojo.  Anticípate. Si tienes meses para preparar el evento, empieza ahora a organizar los tiempos y no lo dejes para el último momento (o segundo). Este básico, pero vital hábito te llevará a organizar mejores eventos, tomar decisiones mas inteligentes y a tener mucho menos estrés.

 

NO CUBRIR LAS NECESIDADES DE TUS INVITADOS

Tus invitados son el corazón y el alma de tu negocio. Ellos esperan sacar provecho de tus eventos, conferencias, seminarios y/ o lanzamientos de producto. Haz de esto tu misión para descubrir qué es lo que quieren, e intentar maximizar el valor de su tiempo y de su dinero.  Mientras tanto, asegura también una adecuada oferta de los elementos básicos de tu evento: papelería, comida, bebida y alojamiento.

 

TENER UN SISTEMA DE CHECK-IN LENTO

A nadie le gusta hacer colas, especialmente los invitados que han viajado largas distancias para asistir a tu evento. Cuando lleguen tus invitados, asegúrate de que el proceso de check-in  es lo más rapido y eficiente posible. Habilita varias zonas de check-in para que no se formen colas y haz el proceso de identificación lo más fácil posible. ¿Necesitas ayuda con este proceso? ¡Automatízalo con tecnología!

 

NO HACER SEGUIMIENTO POST EVENTO

Tus invitados no son de ‘usar y tirar’. Demuéstrales un poco de cariño también después del evento enviándoles emails, preguntándoles qué les pareció el evento o enviándoles documentos útiles sobre las ponencias. Es también una manera de obtener un feedback sincero y honesto – que puedes recopilar y usar esa información para mejorar tu próximo evento. Diles a tus invitados cuán importante para tí es esa información, y estarán encantados de dartela – sobre todo si el medio para dejar un feedback es un email o a través de la app del evento.

 

CONCLUSIONES

Tener éxito en la industria no significa no poder desvelar ‘los secretos mas profundos’ de la organización sino que está mas encaminado a evitar los posibles errores. Si puedes controlar que tu evento no caiga en ninguno de los anteriormente citados errores, estarás a años luz de tus competidores.