Para dar el salto de «administrador de eventos» a «experto en eventos», necesitas hacer más que administrarlos. Debes dividir estos en partes, estudiar cada pieza, luego evaluar cómo ha funcionado cada parte y decidir cómo se puede mejorar.
 
Y la única forma de estudiar tus eventos con tanto detalle, es haciendo un seguimiento de los datos cruciales de los mismos. ¿A qué tipo de datos nos referimos? Aquí está nuestra lista de los datos de eventos más importantes a los que todos los planificadores deberían hacer seguimiento.
 
Registros y check-ins
Estos son los básicos para cada evento. Y aunque todos los gestores de eventos conocen sus números de registros, no todos siguen un trakeo detallado.
 
Asegúrate de anotar también los check-ins del evento. Esto es increíblemente importante para eventos con entrada gratuita, o donde se haya regalado un cierto porcentaje de entradas. Querrás saber exactamente quién estaba registrado para asistir al evento (ya sea pagando o no) y quién finalmente acudió.
 
Después del evento, es posible que incluso desees hacer un seguimiento con los no asistentes para preguntar las razones por las que decidieron no (o no pudieron) presentarse.
 
Niveles de compromiso (engagement) del evento
Si bien es importante saber cuántas personas asistieron a tu evento, posiblemente sea aún más importante averiguar cuántos de estos asistentes participaron durante el mismo.
 
De hecho, nos gustaría desafiarte para que profundices más. Averigua con qué ponentes los asistentes estaban más comprometidos y en qué actividades participaron con más entusiasmo.
 
Si bien estos pueden medirse a través de encuestas posteriores al evento, una forma más proactiva de realizar un seguimiento de estas estadísticas es con una aplicación de eventos que permita a los usuarios interactuar con los ponentes mientras están en el escenario, hacer y responder preguntas durante todo el día y participar en juegos y encuestas. (Esto también significa que con una aplicación de eventos, puedes gamificar fácilmente tus eventos para obtener mejores niveles de participación).
 
Participación en las redes sociales
Súbete a la ola de las redes sociales creando un hashtag específico del evento que los participantes pueden usar para publicar y etiquetar fotos, vídeos y pensamientos relacionados con el mismo. Pero no confíes simplemente en los participantes para poner el evento en línea, designa un equipo (o al menos una persona dentro de éste) para difundir tu evento online.
 
Crea conversaciones con publicaciones y transmisiones en vivo en plataformas de redes sociales populares (recomendamos Facebook, Instagram y Twitter), y mide cuánto interactúa tu audiencia objetivo contigo en el mundo digital.
 
Feedback del evento
Tenemos que admitir que se necesita algo de valor para que los organizadores de eventos pidan comentarios a los participantes. Después de todo, es mucho más fácil suponer que a todos les encantan nuestros eventos y que regresarán al 100% para el próximo – pero incluso si eso es cierto para el 95% de su audiencia, es importante escuchar lo que los participantes tienen que decir. Después de todo, es aquí donde los gestores de eventos obtienen las sugerencias más valiosas.
 
Si tienes una aplicación de eventos, obtener comentarios es extraordinariamente simple. Tus ponentes o presentadores pueden solicitar comentarios en directo en cualquier punto del evento, después de los discursos, presentaciones, juegos o actividades. Por otro lado, un
 
de bajo coste también te permitirá recopilar comentarios de manera instantánea, fácil y precisa.
 
Te recomendamos mantenerte alejado de los formularios de papel y los lápices: la cantidad de trabajo que tu equipo tendrá que hacer para recopilar los resultados, no vale la pena en relación al importe que te ahorrarás, que es muy bajo. Además, lo último que querrás al final de un buen evento es que los asistentes crean que han viajado a los años 90. (¡Y no de una manera conmovedora y nostálgica!).
 
Ingresos (o valor de marketing / relaciones públicas) y costes
Decide si el enfoque de tu evento es aumentar los ingresos, ofrecer oportunidades de marketing o aumentar tu exposición pública. Si tu unidad para la medición es el valor de marketing o las relaciones públicas (RR.PP.), pon un presupuesto en euros de lo que has ganado en términos de marketing y RR.PP., gracias al evento.
 
Compáralos con los costes que ha acumulado y llegarás a uno de los datos más importantes, tu …
 
Retorno de la inversión (ROI)
Tu evento obtuvo un retorno de la inversión positivo? Si es así, ¡felicidades! Sin embargo, ese no es el número más importante. A continuación, tendrás que preguntarse cómo podrías haber aumentado tu ROI. A veces, esta respuesta es «reduciendo los costes»; sin embargo, puede que te sorprenda de cómo «aumentar los costes» es la respuesta más frecuente.
 
Por ejemplo, nuestros clientes han descubierto que invertir en una aplicación para eventos aumenta significativamente la participación en estos, así como la satisfacción y la felicidad de los asistentes, lo que lleva a un aumento en las métricas destacadas anteriormente: ingresos, valor de marketing y exposición de relaciones públicas.
 
Necesitas ayuda para comenzar a medir las estadísticas de tu evento? Habla con un miembro del equipo de Angage para obtener ayuda, estaremos encantados de ayudarte.