En la industria de eventos competitivos, los organizadores de eventos deben estar en la cima de su sector para vencer a la competencia y ser reconocidos como los mejores. Los organizadores de eventos con más éxito del mundo han desarrollado una mentalidad y estrategias ganadoras, para poder ofrecer eventos increíbles con una consistencia envidiable.
 
Para descubrir esta fórmula ganadora, hemos echado un vistazo a los event planners más respetados de la industria y hemos descubierto que comparten estos rasgos ganadores (que puedes implementar en tu propia carrera como organizador de eventos o planificador de conferencias).
 
 
1. Los mejores planificadores tienen un plan de contingencia (o un par de estos)
Incluso los eventos más meticulosamente planeados pueden salir mal. Ya sea porque el mal tiempo interrumpe las actividades al aire libre, o problemas de Wi-Fi en el lugar de reunión, problemas técnicos o cancelaciones de último minuto de invitados importantes o ponentes, siempre hay un punto con el que puedes contar en tu evento: de alguna manera y en algún punto de éste, algo podría ir mal (y probablemente lo hará).
 
Aquí es donde los mejores planificadores de eventos se diferencian del resto. Los planificadores excepcionales tienen planes de contingencia para posibles problemas bien planeados, de modo que cuando aparecen estos imprevistos, nadie en el equipo se sorprende. Todo el mundo simplemente cambia al «plan de eventos 2.0», y el espectáculo continúa.
 
 
2. Los planificadores sobresalientes son de mente abierta y mejoran constantemente
Los mejores planificadores de eventos en el negocio no ven sus profesiones como trabajos, viven y respiran como profesionales del evento. Para estas personas, el aprendizaje nunca termina, y como muchos de nosotros hemos visto, incluso las fórmulas de eventos con más éxito de hoy, pronto estarán desactualizadas.
 
Para innovar, los organizadores de eventos deben tener una mente abierta a las opiniones y comentarios de clientes y participantes. Dicho esto, si todavía no has establecido la rutina de recopilar comentarios a través de una event app o sistema de votación, es hora de considerar hacer esta valiosa inversión que cambia el juego.
 
También es importante estar al tanto de lo que hacen tus competidores. Incluso si llevan a acabo diferentes tipos de eventos y conferencias por su cuenta, o llegan a audiencias completamente diferentes, siempre hay algo que puedes aprender al observar a tus mejores competidores: todo lo que necesitas es una mente y actitud abiertas.
 
 
3. Los planificadores increíbles son excelentes comunicadores
Más aún, son comunicadores multifacéticos que pueden conectar con las personas en situaciones presenciales, ser impactantes cuando hablan con sus equipos, conversar eficazmente por teléfono y compartir sus puntos de vista en los correos electrónicos.
Igualmente importante, los grandes planificadores tienen la capacidad de comunicarse bien con personas de todos los niveles y antecedentes, desde el equipo de eventos, a los clientes y socios, ponentes principales, invitados internacionales, CEOs y todos los que están en el medio.
 
Si estás «cojo» en algún área comunicativa, por ejemplo, si crees que te comunicas especialmente bien por teléfono, pero no por correo electrónico, valdrá la pena dedicar tiempo a mejorar las áreas de comunicación que te faltan. Después de todo, tus clientes o socios no siempre tienen tiempo para hablar contigo por teléfono. (O simplemente pueden preferir otros medios de comunicación).
 
 
4. Los planificadores de éxito están obsesionados con la productividad
Si bien cada planificador de eventos entiende la importancia de la productividad, los mejores de la industria están obsesionados con ella, optimizando los minutos que gastan en tareas individuales, todos los días.
 
Estos planificadores hacen más que «esforzarse por trabajar más rápido» o «hacer más cosas en un día». Desarrollan sistemas de gestión del tiempo, controlan el que dedican a los elementos de acción y cuentan con especialistas a los que pueden subcontratar tareas que consumen tiempo, de modo que pueden dedicar sus horas a una planificación de nivel superior, mientras saben que todo lo demás está bajo control.