Uno dei principali aspetti che accomuna ogni event planner di successo è la capacità di rimanere calmi, soprattutto quando tutto sembra andare a rotoli.

Magari le pressioni che vi trovate a subire sugli eventi non sono poi così drammatiche ma nonostante ciò gli imprevisti dell’ultimo momento sono sempre dietro l’angolo: malfunzionamenti dell’apparecchiatura, uno dei principali relatori che da’ forfait, il nome dello sponsor principale sbagliato…

Qualsiasi cosa può andare storta durante un evento e come organizzatore di eventi è tuo compito mantenere la calma e fare in modo che le cose si risolvano senza comunicare ansia.

Ecco a voi alcuni suggerimenti per mantenere la calma quando vi trovate sotto pressione:

 

1. Prevedi gli errori

Anche le previsioni più minuziose possono essere capovolte da situazioni inaspettate: le attrezzature dell’evento potrebbero non funzionare, il personale potrebbe commettere errori oppure i relatori potrebbero non soddisfare le aspettative del pubblico.

Come organizzatore di eventi, è tuo compito prevedere questi potenziali imprevisti e, quando si verificano situazioni che non possono essere pianificate, sta a te salvare la situazione in extremis. I partecipanti non ti incolperanno dell’imprevisto ma bensì di non aver intrapreso azioni adeguate per aggirare l’imprevisto e risolverlo.

 

2. Conduci il tuo team all’azione

Come responsabile dell’evento, è tuo compito fare in modo che, quando le cose vanno storte, tu abbia a disposizione un team reattivo e pronto a risolvere con te la situazione imprevista. Ricorda, l’unione fa la forza.

Il tuo team dovrebbe eseguire i tuoi piani di emergenza a livello pratico, mentre tu dovresti rimanere nelle retrovie, ad osservare la situazione in ogni suo aspetto, pronto ad intervenire in caso di necessità.

 

3. Mostra un atteggiamento positivo

I leader migliori sono coloro in grado di mantenere calma e sangue freddo nei momenti più critici: sono capaci di trasmettere sempre un atteggiamento positivo al proprio team che può quindi procedere a risolvere i problemi con calma ma rapidamente, senza che nessuno dei partecipanti se ne accorga.

Prenditi un momento per fare un respiro profondo, libera la mente e cerca di stabilire come i problemi verranno efficacemente risolti dai vari membri del tuo team, quindi trasforma questi pensieri/intenzioni in realtà.

 

4. Evita le interruzioni: the show must go on

Se hai l’abitudine di raccogliere feedback post evento (utilizzando un Sistema di Votazione o un’App Evento), un aspetto interessante che spesso emerge è che i partecipanti in genere non ricordano ogni momento trascorso durante l’evento. Infatti, alcuni di loro potrebbero anche arrivare a dimenticare intere presentazioni o performance ancora prima che quest’ultimo sia finito!

Quello che ricordano è la sensazione generale trasmessa dall’evento. I partecipanti tendono a ricordare se la scaletta è proceduta senza problemi o se hanno trascorso una giornata interessante e ricca di esperienze positive

Le indagini post-evento dimostrano che, nonostante degli imprevisti si siano manifestati durante l’evento, ciò che conta è affrontarli nell’immediato, consentendo all’evento di procedere senza interruzioni. Probabilmente, i partecipanti se ne dimenticheranno in fretta o semplicemente questi imprevisti non li avranno impedito di continuare a divertirsi.

La regola qui è quella di non interrompere mai l’evento nonostante gli imprevisti. Il tuo evento non deve essere perfetto, basta che sia fantastico!

 

5. Comunicare, sempre

Mantieni sempre una comunicazione costante, non solo con il tuo team ma anche con il tuo cliente e/o il tuo capo.

Tieni tutti coloro che sono coinvolti nella progettazione dell’evento sempre aggiornati e vedrai che, con la giusta mentalità, andare avanti e garantire il successo dell’evento sarà possibile, anche di fronte a situazioni impreviste.