Gli organizzatori di eventi sono molto simili ai piccoli imprenditori.

Sono a capo di (solitamente) un piccolo team di professionisti e sorvegliano più team di specialisti che lavorano ognuno sulla propria specifica area di competenza – tutti collaborando con un obiettivo comune in mente.

Così non dovrebbe sorprendervi che, per rafforzare il vostro lavoro di organizzatori di eventi, dobbiate far vostri un paio di consigli da parte dei nostri amici imprenditori che hanno avviato le loro piccole imprese.

Ecco alcuni insegnamenti:

 

Assumere multi-tasker

I dipendenti che spiccano solo in un’attività possono essere efficaci nelle grandi organizzazioni, ma possono rappresentare uno svantaggio in team di eventi piccoli e agili, dove i ruoli di lavoro sono fluidi.

Se si dispone di un designer creativo che è anche disposto a rimboccarsi le maniche ed aiutare con le registrazioni durante gli eventi, o un manager che sa anche come interagire e gestire i clienti in caso di necessità, è un vantaggio enorme per la flessibilità, l’adattabilità e la velocità di esecuzione del vostro team.

 

Spendere saggiamente

Quando avete un budget limitato, è necessario sapere quali spese valga la pena fare – e quali no. In poche parole, se state spendendo dei soldi e non ottenete un rendimento sufficiente rispetto al vostro investimento, dovreste considerare la possibilità di investire in altre attività.

Assicuratevi di tenere traccia non solo della direzione che sta prendendo il vostro denaro (che è semplice), ma tenete d’occhio anche la fonte dalla quale i vostri rendimenti stanno tornando (questa è la parte complicata, che molti organizzatori di eventi ignorano). In questo modo, avrete un quadro preciso di dove e quanto spendere per massimizzare i risultati.

 

Usare la creatività per ridurre i costi

Con budget limitati, le start-up devono poter contare su qualcosa in più del solo marketing per promuovere i loro prodotti e servizi. Questo stesso concetto di business vale per i team di eventi.

Sfidate la vostra squadra ad ideare modi creativi per ottenere pubblicità gratuita. Avete in mente di lanciare un contest virale che potrebbe diffondersi a macchia d’olio? Provateci! Sarete sorpresi nel constatare fino a che punto un po’ di ingegno possa beneficiarvi. A volte, le idee migliori nella vita (e nel marketing) sono gratis!

 

Investire in strumenti di produttività

Le piccole squadre sanno come ottenere il massimo rendimento con il proprio tempo a disposizione, e lo fanno con l’aiuto di strumenti di produttività. Per gli organizzatori di eventi, non c’è forse strumento più potente di una App evento completa. Questa velocizza

enormemente:

  • Processi di registrazione

  • Diffusione delle informazioni

  • Raccolta dei dati

  • Generazione di report

Inoltre, una buona App evento può costituire un salvagente (così come un risparmio di tempo) nei giorni degli eventi – aggiornare i partecipanti all’ultimo momento, orientarli nella giusta location, promuoverne l’interazione e molto altro ancora.

A volte, serve spendere un euro per generarne due in più. E questo è esattamente ciò che un potente strumento di produttività come un’ App evento può fare per voi.