Una guida pratica per i professionisti che si sono affidati ad una società di eventi  

In qualità di organizzatori di eventi, sappiamo di cosa abbiamo bisogno per dar vita ad un buon evento – produrre i risultati e il ritorno sugli investimenti (ROI) che i nostri clienti vogliono e meritano. Inoltre, sappiamo che la qualità del risultato spesso dipende dal livello di collaborazione e di supporto che riceviamo dai nostri clienti. Dopo tutto, bisogna essere in due per ballare il tango.

Se vi state dedicando all’organizzazione di un evento e volete aiutare l’agenzia di eventi che avete ingaggiato a lavorare al meglio delle proprie possibilità, ecco come fare.

 

1. Raccogliete e ordinate le informazioni prima di inviarle al vostro organizzatore di eventi

Se pensate che sia faticoso avere a che fare con le email dei vostri colleghi, pensate quanto più dura possa essere per il vostro organizzatore di eventi districarsi tra i vari appunti e documenti interni della vostra azienda. È sempre meglio che siate voi ad ordinare e rielaborare le vostre informazioni, liberandovi di vecchi dati, mantenendo i conti aggiornati ed assicurandovi che i materiali di marketing e le liste dei partecipanti siano sempre completi – prima di inviare l’informazione finale (o quasi) al vostro organizzatore di eventi.

 

2. Ascoltate le idee con una mente aperta

Quando ci si trova ad organizzare il prossimo evento, è facile cadere nella trappola del “ha funzionato una volta, cerchiamo di farlo di nuovo.” Dopo tutto, è molto più semplice farsi approvare un tema/format dell’evento già esistente, rispetto ad uno nuovo. Siamo consapevoli che le nuove idee vengano percepite come “rischiose” e “difficili da mettere in atto”. Ma sappiamo anche che sono molto importanti per i partecipanti, che sono sempre alla ricerca di qualcosa di migliore, o almeno più innovativo, rispetto a quello che hanno sperimentato la volta precedente.

Inoltre, sappiamo che il vostro organizzatore di eventi ha probabilmente visto e organizzato più eventi di voi, e può fornire informazioni preziose su ciò che gli altri player del vostro settore stanno realizzando.

 

3. Siate ragionevoli con il budget

Se da un lato siete tentati di chiedere sconti su tutto, nel tentativo di ottenere il miglior risultato al minor prezzo, dall’altro, sappiate che questo è un gioco a breve termine che raramente funziona se desiderate mantenere i rapporti con un eccellente organizzatore di eventi per il futuro. Anche il vostro event planner ha dei costi da sostenere e – se il progetto si trasforma in un lavoro infruttuoso – potrebbe non rispondere al telefono la prossima volta che avrete bisogno di lui.

 

4. Tenete il vostro organizzatore di eventi alla larga da dispute interne

Probabilmente, il vostro organizzatore di eventi starà già facendo i salti mortali per realizzare il vostro evento in modo professionale: non coinvolgetelo in situazioni spinose tra differenti individui o dipartimenti all’interno dell’azienda. Concentratevi sul mantenere unito il vostro team per un obiettivo comune, in modo tale che l’event planner possa concentrarsi su ciò che è veramente importante – l’evento.

Tenete a mente questi consigli e presto vi troverete nella lista dei clienti preferiti del vostro organizzatore di eventi.

Ciò significa:

  • Eventi meglio pianificati ed eseguiti

  • Più tempo dedicato ai vostri progetti

  • Forse anche sconti, perché il vostro organizzatore di eventi sa che lavorare con voi gli consente di risparmiare tempo ed energia

Se volete ricevere consigli di gestione degli eventi ogni mese, o se volete lavorare con noi per un evento imminente, contattateci all’indirizzo PowerVote. Saremmo molto felici di parlare con voi.