Uno dei segreti nascosti che gli event planner di successo hanno a loro completa disposizione, è il debriefing dell’evento.

Non fraintendetelo, questo aspetto spesso trascurato dell’organizzazione di eventi può fare la differenza tra la costruzione progressiva di eventi efficaci… e il restyling dello stesso, un intrattenimento scialbo di cui il pubblico si annoia in fretta.

Ma cosa rende “eccellente” un debriefing post-evento? Uno che copre queste aree (e preferibilmente anche di più):

  • Gli obiettivi dell’evento: considerate gli obiettivi del vostro evento e date una valutazione obiettiva di quanto bene (o male) il vostro evento ha raggiunto tali obiettivi
  • Il budget: l’evento è stato realizzato in linea con il budget? E anche se lo fosse, il vostro budget era ben ottimizzato, o avreste potuto fare ancora di più?
  • La logistica: come è stato gestito l’evento in termini di gestione della location e degli ospiti, i VIP, la connessione Wi-Fi, l’accessibilità e altri elementi logistici?
  • Le iscrizioni: le iscrizioni sono state effettuate come previsto? Come si può migliorare il processo per gli eventi futuri (in questa o in altre location)?
  • La gestione del tempo: i vari aspetti del vostro evento si sono svolti (e si sono conclusi) in tempo? Avete avuto abbastanza programmi e contingenze per aiutare i relatori a rispettare il loro programma?
  • Il marketing e il branding: avete raggiunto i vostri obiettivi di marketing e branding? Siete stati in grado di raggiungere efficacemente il vostro potenziale pubblico e convincerlo a partecipare?
  • Il team (interno): quanto bene ha operato il vostro team? Ci sono lacune nelle comunicazioni o nei processi che dovrebbero essere colmate prima del prossimo evento?
  • Il team (in outsourcing): il vostro team di personale a contratto (ad es. uscieri, personale addetto alla registrazione e altri collaboratori part-time o personale esterno) si è dimostrato all’altezza delle aspettative?
  • La gestione dei clienti: qualora voi gestiste un’agenzia di eventi, in che misura il vostro team ha saputo gestire al meglio la parte più importante di ogni evento, ovvero la gestione dei clienti?
  • Gestione degli sponsor: siete riusciti a ottenere le sponsorizzazioni che volevate? In particolare, i vostri sponsor hanno ritenuto di aver ricevuto un valore eccellente per i soldi che hanno investito nella sponsorizzazione?

Questi sono solo alcuni aspetti che un buon debriefing dovrebbe prendere in esame. Create la vostra lista e assicuratevi di personalizzarla per ogni evento specifico di cui siete incaricati.

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