Se vi è capitato di organizzare un evento che ha perso più della metà del suo pubblico ben prima della chiusura del sipario, conoscerete quella sensazione – la sensazione di terrore che si prova ogni volta che si guarda tra la folla e si vede un’altra persona alzarsi in piedi e camminare verso l’uscita.

Vi capiamo. È successo anche ai migliori di noi.

La domanda è, come si può impedire ai partecipanti di andarsene – senza legarli fisicamente ai loro posti? (Una soluzione che, sebbene altamente efficace, è considerata decisamente illegale in molti Paesi).

 

Stuzzicate il pubblico

La tattica della “grande rivelazione” è un classico, ma è stata usata così tante volte che il pubblico raramente si eccita al riguardo. Dopo tutto, la promessa di “qualcosa di grosso” che avverrà al termine di un evento nei confronti del quale il pubblico ha perso l’interesse, può essere (non)eccitante quasi come guardare due ore di un film soporifero, solo per il gusto di vedere un trailer di 15 secondi dopo i titoli di coda.

Il segreto è nel teasing. Scegliete qualcosa per cui il pubblico sarà disposto ad aspettare fino ad un giorno intero. Potrebbe essere la ricomparsa del relatore più popolare della manifestazione, o la seconda parte di un allettante “segreto/tecnica” che potrebbe cambiare completamente la vita dei partecipanti.

Agganciate il vostro pubblico facendo loro sapere esattamente ciò che devono aspettarsi di vedere, sentire e imparare alla fine del vostro evento – piuttosto che semplicemente etichettarlo come una “grande sorpresa”.

 

Fate dei regali

Se avete budget extra (o uno sponsor generoso), potete mantenere gli spettatori coinvolti sino alla conclusione del vostro evento con la promessa di un dono per ogni membro del pubblico.

Naturalmente, dovrà essere uno di quei regali per cui la gente è disposta a rinunciare ad un’intera giornata. Questo non significa che debba essere costoso. Può anche essere un oggetto in edizione limitata che il pubblico ama e brama a tutti i costi.

 

Fate sì che valga la pena di restare fino all’ultimo giorno

Siete mai stati ad un evento caricato con tutte le sue migliori relazioni e presentazioni nei suoi giorni di apertura, solo per vederlo chiudere con un’intera giornata di “presentazioni dei nostri sponsor”?

Se una parte delle vostre offerte di sponsorizzazione comporta la concessione di spazi interattivi per gli sponsor, siate sicuri di pianificarli in modo corretto. Siate buoni con i vostri sponsor e partecipanti all’evento inserendo spazi dedicati agli sponsor in specifiche aree segmentate del vostro evento.

Alcuni organizzatori di eventi commettono semplicemente l’errore di programmare tutte le presentazioni degli sponsor per l’ultimo giorno di un evento. Questo garantisce quasi sempre due cose:

  1. L’evento avrà un finale disastroso, perché nessuno vorrà assistere ad un’intera giornata di messaggi promozionali.
  2. I vostri sponsor saranno delusi dalla risposta poco brillante alle loro presentazioni (e da tutti quei posti vuoti) e potrebbero non essere interessati a lavorare con voi per future opportunità.

Invece, assicuratevi di programmare le giornate in moto tale che il vostro evento si concluda con un intervento di spicco.  Lasciate i vostri partecipanti, sponsor e clienti (o capi) deliziati e in attesa degli eventi futuri.

Questa è la caratteristica di un evento eccezionale, progettato da un professionista di eventi di classe mondiale.