Questo post è la continuazione del popolare articolo del mese scorso “Come negoziare con la location dell’evento”.

 

L’OPZIONE DI PRENOTAZIONE A PACCHETTO

Stai organizzando il tuo evento in un hotel e vuoi prenotare anche delle camere per gli ospiti?

Se si, hai maggiore potere contrattuale in fase di negoziazione per ottenere un buon prezzo tra il servizi di accoglienza hotel e l’affitto dei suoi spazi per l’evento.

Se stai trattando con 2 diversi contatti (uno per le stanze da prenotare e uno per lo spazio per l’evento), assicurati di metterli in contatto e ottenere un pacchetto di prezzi agevolato e scalabile che soddisfi il tuo budget –  e lascia far in modo che loro gestiscano i dettagli dei costi.

Nel caso in cui non siano in grado di offrirti un prezzo migliore, magari potranno offrirti servizi aggiuntivi allo stesso prezzo, come spazi per meeting, attività e aree dedicate.

 

QUAL È IL MENÙ?

Una delle voci che impatta di più sul budget di un evento è offrire rinfreschi ai partecipanti. Ma ti offriamo un particolare suggerimento per risparmiare su questo costo: proponi di allineare il tuo menù con quello di altri eventi in corso nella stessa location.

Preparare diversi menù è oneroso per l’hotel, sia in termini di costi che di risorse. Scegliere di preparare semplicemente un unico menù ma in maggiore quantità, farà risparmiare tempo, risorse e costi – traducendosi in un impatto minore sul tuo budget.

 

NEGOZIARE PER SERVIZI COMPLEMENTARI

Gli organizzatori di eventi sanno bene che risparmiare su qualcosa permette di investire per migliorare altri aspetti dell’evento. Perciò, perché pagare di più per servizi extra – se si può negoziare e ottenerli gratuitamente?

Prima di pagare una lista di servizi come il Wi-Fi, parcheggio e il noleggio del materiale audio/visivo, prova a negoziare. In base alla grandezza del tuo evento, la location può dimostrarsi molto disponibile ad offrirti servizi extra gratuitamente per renderti soddisfatto e sperare che ti affiderai a loro anche per i tuoi prossimi eventi.

Tutti i suggerimenti che vi abbiamo fornito in questo e nel precedente post, ridurranno significativamente i costi dell’evento. Perciò tieniti pronto a metterli in pratica – negozia e ottieni il meglio!

Per maggiori suggerimenti e news relative alla gestione e organizzazione di eventi rivolgiti al blog PowerVote.