Impostare audioconferenze e webinar può risultare impegnativo se non disponete di un personale esperto all’interno del vostro team con le conoscenze adatte nell’organizzazione di queste attività. E anche per le aziende che lo fanno, mettere da parte interi team per organizzare una conferenza può allungare la manodopera e le risorse di un’organizzazione.

L’alternativa è coinvolgere esperti del settore che se ne occupino.

Ma vale la pena investire su esperti, quando avete un team in grado di gestire le vostre conferenze?

Un fattore importante da considerare è il rapporto tra costo e ROI (Return On Investment). Il fai-da-te può essere “economico”, ma restituisce lo stesso ROI? 

Il costo è tipicamente il primo fattore che le aziende guardano nel momento in cui devono prendere delle decisioni. Serve denaro per assumere un supporto esterno, specialmente se altamente qualificato. Questo è il momento in cui molti processi decisionali si interrompono per molte aziende – quando decidono di “salvare” il loro budget e chiedere al team interno di gestire la conferenza evento.

Prima di agire in questo modo, chiedetevi se state prendendo in considerazione il ROI.

Ricordatevi che anche il vostro team interno ha un costo – i loro salari, benefici e altri pagamenti. E se queste persone non stanno utilizzando il proprio tempo per organizzare conferenze audio/online, potrebbero aggiungere valore in altre aree.

Allo stesso tempo, esperti in conferenze evento possono consegnarvi esattamente ciò di cui avete bisogno, al costo preventivato – e solitamente a un livello di qualità ed efficienza più alto rispetto al vostro team interno, proprio perché specializzati in quest’area.

Questo significa un ROI più elevato.

Diamo un’occhiata a esempi pratici. Ecco cosa otterrete se coinvolgerete specialisti di conferenze per eventi, come Angage:

  • Event Manager: una persona dedicata che vi aiuterà in ogni fase dell’evento – online e onsite

  • Tecnologie dedicate:

    • Identificazione istantanea del partecipante: i vostri partecipanti saranno in grado di effettuare il check-in attraverso il proprio codice pin personale, rendendo la registrazione e il rilevamento delle presenze un gioco da ragazzi;

    • Q&A live: chiedete ai relatori di coinvolgere i partecipanti attraverso l’invio di domande generiche o inerenti una sessione specifica;

    • Accesso internazionale: i partecipanti potranno partecipare alla conferenza online, oppure se la loro connessione internet non è stabile, potranno accedere alla sessione tramite numeri di accesso locali;

    • Analytics: riceverete metriche di coinvolgimento e un’analisi dettagliata quasi istantaneamente, permettendovi di prendere decisioni al volo;

    • Registrazione professionale: riceverete una registrazione audio del vostro evento una volta concluso.

 

E se avete bisogno di altri servizi come interpreti e trascrizioni, il vostro manager dell’evento può aiutarvi a gestire questi dettagli – mentre il vostro team si concentra sulla fornitura di contenuti di migliore qualità ai partecipanti.

Mentre le conferenze fai-da-te hanno il loro posto, ricordatevi di prendere in considerazione il ROI quando organizzate la vostra prossima conferenza audio/online e mirare a massimizzare il ROI (invece di ridurre semplicemente i costi, probabilmente a scapito dei risultati).