Mentre anche per i nuovi organizzatori di eventi risulterebbe ormai relativamente facile gestire degli eventi privati suggestivi che coinvolgono una dozzina di invitati, gli eventi e le conferenze con migliaia di partecipanti possono diventare un problema anche per i professionisti più esperti con anni ed anni di esperienza alle spalle. Per fortuna, esistono diversi modi per rendere più agevole la procedura di gestione delle interminabili liste di partecipanti. Abbiamo elencato le nostre due opzioni preferite, una soluzione tradizionale e una più tecnologica, che potrete prendere in considerazione.

 

Il punto di riferimento predefinito, i fogli di calcolo Excel (e outsourcing)

Anche se alcuni organizzatori di eventi maghi della tecnologia non scommetterebbero un centesimo su Excel, si possono trarre numerosi vantaggi nell’utilizzare i fogli di calcolo Excel per gestire le vostre liste di partecipanti, e il vantaggio maggiore consiste nella sua facilità d’uso ed accessibilità.

Dal momento che Excel viene ormai utilizzato con molta frequenza, quasi tutti saranno in grado di usarlo. Ciò significa che una volta che avrete impostato la struttura o l’assetto della vostra lista dei partecipanti in un foglio di calcolo, potrete delegare il compito a qualcun altro (o a più persone) all’interno del vostro team.

Meglio ancora, potrete affidare il lavoro ai tirocinanti o ai lavoratori part-time, che potranno gestire la vostra lista di partecipanti comodamente seduti nel vostro ufficio, o direttamente da casa.

 

Pro:

  • Delegare facilmente il compito ai tirocinanti e ai lavoratori part-time
  • La vostra procedura di registrazione potrà essere gestita da esseri umani
  • Perfetto per eventi che possiedono più canali di registrazione: online, attraverso moduli di registrazione cartacei, tramite e-mail, di persona, ecc.

 

Contro:

  • Dispendioso in termini di tempo
  • È richiesto un certo livello di formazione e pratica
  • Probabilità più elevata di commettere errori (come fare dei refusi, fraintendere dei nomi, ecc.)

 

Automatizzare la procedura con le registrazioni online

L’uso intelligente della tecnologia può semplificare notevolmente la procedura di registrazione, assicuratevi solamente di utilizzarla nel modo corretto. Creando un modulo di registrazione online che si collega ad un sistema di registrazione web, potrete automatizzare quasi completamente la procedura di registrazione.

Qualora foste già in possesso di un sito web dedicato al vostro evento, potrete allegarvi un modulo di registrazione (e un sistema di raccolta dati) in meno di un giorno. Se così non fosse, potrete creare una pagina informativa sull’evento e una pagina di registrazione in pochissimo tempo e con un budget ridotto, facendovi così risparmiare un sacco di tempo e denaro.

Tuttavia, avrete ancora bisogno di qualcuno che controlli le registrazioni per eventuali errori, dal momento che qualche utente potrebbe aver digitato delle informazioni sbagliate (o abbia deliberatamente nascosto delle informazioni che dovrete recuperare). Comunque, individuare queste registrazioni e continuare a seguire questi partecipanti è un compito molto più semplice rispetto alle registrazioni non automatizzate.

 

Pro:

  • Estremamente efficiente e semplice per gli organizzatori di eventi (con liste di registrazione e report che verranno generati automaticamente dal sistema di registrazione web)
  • Alto livello di precisione (dal momento che i dati di registrazione verranno inseriti dai partecipanti stessi)
  • Registrazione facile e senza intoppi che i partecipanti potranno eseguire in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo

 

Contro:

  • Sarà necessario gestire tutte le registrazioni attraverso un solo portale di registrazione
  • Possibili problemi di accessibilità (soprattutto per gli eventi in cui il pubblico non ha familiarità con la tecnologia)
  • Curva di apprendimento limitata per gli event planner (quando si configura il portale di registrazione e si fa il download dei report sulle registrazioni)

 

Sia che scegliate di rimanere sul tradizionale o di passare al digitale, la chiave per gestire delle lunghissime liste di partecipanti agli eventi è quella di ricorrere ad una strategia che funzioni per il vostro evento. Prendete in considerazione il numero di partecipanti che vi aspettate di ricevere, i loro dati demografici e il/i metodo/i di registrazione più sensato/i per il vostro prossimo evento.

Per ulteriori suggerimenti, trucchi e consigli su eventi, conferenze e meeting, continuate a leggere il nostro blog o chattate con il team Angage più vicino a voi.