Una delle attività di un organizzatore di eventi, è trovare il giusto posto per svolgere un evento.

Anche se non sembra una decisione critica come quella di scegliere i giusti relatori, la giusta tecnologia e il giusto supporto, selezionare la location sbagliata può facilmente condannare il tuo evento ad essere un disastro, ancora prima che inizi.

Per assicurarci che ciò non accada, abbiamo stilato una lista di utili suggerimenti per aiutarti nel selezionare la location migliore possibile per il tuo evento.

 

SPECIFICARE LE PROPRIE ESIGENZE

È importante essere accurati e specifici sulle proprie esigenze e necessità. La dimensione della location è fondamentale? Hai bisogno di spazio per il parcheggio o vicinanza ai trasporti pubblici? Vuoi un particolare tipo di supporto logistico dallo staff del posto dell’evento?

Esplicitare questi dettagli il più chiaramente e onestamente possibile, renderà la selezione della location più semplice, assicurando di non firmare un contratto di affitto con una location che non soddisfi a pieno le esigenze dell’evento, e creando difficoltà nell’organizzazione dello stesso.

 

ASSICURATI CHE L’AREA SIA ACCESSIBILE

Anche il miglior evento di sempre sarà deludente, se i partecipanti non potranno raggiungerlo. È fondamentale capire chi è il tuo potenziale pubblico. Raggiungeranno l’evento in macchina o in treno? La mobilità può rappresentare un problema per loro? (es. aspetti ospiti con disabilità fisiche o psichiche? In questo caso, assicurati che la location si trovi vicino un ascensore, e non vicino le scale).

Che il tuo pubblico arrivi da fuori città o sia di zona, assicurati che tutti abbiano le corrette indicazioni per raggiungere il posto e che la location sia dotata di adeguata segnaletica per condurre i tuoi ospiti al luogo dove si svolgerà l’evento.

 

ASSICURATI CHE CI SIA ABBASTANZA SPAZIO

Se c’è una comune sensazione che non piace ai partecipanti ad un evento è sentirsi affogati nella folla. Cerca di prevedere la mole di partecipanti e cerca una location adatta in modo che i tuoi ospiti si sentano dei VIP, e non dei passeggeri in classe economica.

I tuoi ospiti apprezzeranno avere spazio, si sentiranno più a loro agio e si potranno concentrare maggiormente su cosa accade durante l’evento.

 

PUOI ESSERE ONLINE?

Con l’aumento della tecnologia e delle app (come l‘App Evento di PowerVote – con gamification integrata) il modo in cui gli eventi si svolgono sta cambiando, è perciò fondamentale assicurarsi una buona copertura 3G/4G, altrimenti il tuo pubblico sarà fuori dal mondo per tutto il tempo.

Inoltre, assicurati che i partecipanti possano fare domande, rispondere a survey, interagire con i relatori ed essere coinvolti in tutti i tipi di gamification e intrattenimento previsti durante l’evento; proprio a tal fine è necessario offrirgli un accesso ad una rete Wi-Fi veloce e stabile. Se questa rete è prevista già dalla location è ottimo, altrimenti dovrai crearla tu stesso dovendo affrontare extra costi.

 

CONTROLLA I COSTI

Mentre si vorrebbe affittare il più imponente e fantastico degli spazi per l’evento, lo scarso budget a disposizione non ce lo permette. La buona notizia è che è possibile creare un incredibile evento in un’ottima location, senza eccedere il budget.

Assicurati che il posto abbia tutti e solo i requisiti di cui hai bisogno, elimina gli extra di cui il tuo evento non necessita.

 

CHIEDI IN GIRO

Un ottimo modo per trovare la location ideale è chiedere a altre persone che hanno organizzato eventi simili al tuo. In questa maniera, puoi imparare dalla loro passata esperienza e raccogliere le loro opinioni e suggerimenti sulle varie location.

Parlando con altri del settore, potresti rintracciare nuove idee su come organizzare il posto. Inoltre, chiedere in giro, è un modo per spargere la voce e pubblicizzare il tuo evento prima che sia ufficialmente sponsorizzato.