Se c’è una costante su cui potete contare nella gestione degli eventi, è che le situazioni si verificano di continuo, e solitamente si tratta di circostanze inaspettate e sgradevoli.

Questa è la nostra lista dei 5 incubi che non vorreste vi accadessero mai (ma che probabilmente accadranno ad un certo punto) e, cosa più importante, come potete prevenirli.

Relatori e intrattenitori che disdicono

Il personale chiave che dà buca può condannare un evento al fallimento, prima ancora che abbia inizio. Se il vostro relatore principale di punto in bianco decide di non presentarsi, i partecipanti possono fare molto di più che chiedere indietro i loro soldi, potrebbero rovinare la vostra reputazione per essere stati disonesti (anche se non è stata colpa vostra se il vostro relatore chiave ha fatto marcia indietro).

Non ci sono due modi per aggirare il problema: dovrete essere onesti e diretti con i vostri partecipanti. Mettete in azione i vostri piani di emergenza e compensate la perdita di un relatore chiave o di un performer di primo piano, successivamente condividete la notizia e offrite al pubblico la possibilità di scegliere se continuare a partecipare all’evento o ritirarsi. La chiave è fornire così un valore aggiunto con il vostro piano B; così facendo, i partecipanti all’evento potrebbero essere ancora più soddisfatti del vostro nuovo programma.

Troppi partecipanti

Mentre molti event planner si preoccupano per i posti a sedere vuoti, perché siete lettori del nostro blog, confidiamo nel fatto che sappiate già come promuovere il vostro evento e attirare la gente. Probabilmente, potrebbe verificarsi il problema inverso: avere un numero eccessivo di partecipanti.

Il nostro consiglio è di agire preventivamente, perché non c’è molto altro che potete fare se 300 persone si presentano in un auditorium con 200 posti a sedere. Al contrario, tenete d’occhio le iscrizioni ai vostri eventi e assicuratevi di mettere un limite al numero di iscritti o di spostare la vostra location in una sede più grande. Se il vostro evento è un evento “aperto al pubblico”, allora tenete conto di quante persone sono entrate ed uscite dalla location del vostro evento, e fate aspettare all’esterno i visitatori finché alcuni di loro non se ne vanno e la vostra sala eventi potrà accogliere più persone.

Maltempo

Gli eventi all’aperto possono essere rischiosi. Ecco perché è essenziale disporre sempre di un piano B in caso di maltempo. Per alcuni eventi, questo può significare tenere uno spazio interno di riserva (solo nel caso in cui il meteorologo abbia delle cattive notizie qualche giorno prima dell’evento).

Altri eventi che richiedono invece uno spazio esterno, potrebbero aver bisogno di qualche soluzione creativa. Includere dei poncho nelle vostre borse omaggio può essere una buona idea. O nel peggiore dei casi, può essere necessario disporre di un piano B che comporti la riprogrammazione del vostro evento.

Uno sponsor di spicco è insoddisfatto

Gli sponsor sono la linfa vitale di molti eventi. Le loro iniezioni di denaro, servizi o gadget possono trasformare un evento mediocre in un evento eccezionale, mentre la mancanza di investimenti da parte loro potrebbe fare la differenza tra l’avere un evento e il non averlo. Una delle ultime cose che vorreste è uno sponsor non soddisfatto dello spazio che avete dedicato al suo logo, della mancanza di visibilità o altro ancora.

Spesso, il malcontento deriva da una mancanza di trasparenza in fase di stipula degli accordi. Siate sempre chiari, tanto verbalmente come per iscritto, su ciò che i vostri sponsor riceveranno per i loro investimenti. Che si tratti di collocare un logo in un determinato punto della location del vostro evento, di menzionare il brand o qualsiasi altra cosa, avranno bisogno di sapere esattamente cosa gli state promettendo, e voi avrete bisogno di mettere tutto questo per iscritto.

Dove sono i volontari?

Sembra un piano perfetto: assumete nel vostro team di eventi dei volontari che promettono di presentarsi per la magica esperienza di far parte del vostro evento. O forse, avete promesso loro degli omaggi. In ogni caso, non contate sul fatto che il 100% dei vostri volontari si presenterà il primo giorno, e di certo non aspettatevi che tutti i vostri volontari si ripresentino il secondo o il terzo giorno.

Piuttosto, aspettatevi che questa situazione si verifichi e semplicemente cercate più volontari del necessario. Affidate le mansioni importanti ai membri del team (che non siano volontari) di cui vi fidate, successivamente fate svolgere ai vostri volontari dei compiti che siano facilmente intercambiabili, così nel caso in cui un volontario non si presenti, quella persona potrà essere facilmente sostituita con qualcun altro.