I migliori event planners capiscono che l’unico modo per migliorare i risultati degli eventi è prima quello di misurarli, poi di analizzarli.

Abbiamo parlato con organizzatori di eventi da tutto il mondo per ricevere i loro consigli su quali importanti dati dell’evento un event planner debba prendere in considerazione, e queste sono state le loro prime tre scelte.

 

1. Come misurare l’efficacia delle vostre strategie di marketing?

Il marketing dedicato ad un evento può incidere significativamente sul budget, ma quanto è efficace il marketing, in realtà? A meno che non stiate misurando questo elemento, vi state perdendo informazioni importanti, come ad esempio:

  • Quali piattaforme di marketing sono state efficaci?

  • Quali contenuti di marketing / messaggistica / promozioni hanno funzionato?

  • Dove devo concentrare gli sforzi di marketing in futuro?

  • Come posso migliorare i risultati la prossima volta?

Disponete di una “call to action” nei vostri materiali di marketing, e rendete tracciabili le loro registrazioni/iscrizioni. In questo modo, sarete in grado di scoprire esattamente da dove provengono i partecipanti all’evento – e decidere il modo migliore per investire il vostro marketing budget la prossima volta.

 

2. Qual è il vostro rapporto tra entrate e spese?

Alla fine, l’obiettivo nella maggior parte degli eventi commerciali è quello di fornire risultati finanziari. Questo può avvenire attraverso la vendita diretta (durante l’evento) o tramite l’aumento di riconoscimento del marchio/prodotto, destinato ad acquisti futuri.

Mentre i costi degli eventi sono semplici da razionalizzare, i guadagni (diretti e/o indiretti) derivanti dagli eventi non sono così semplici da calcolare – ed è per questo che molte aziende evitano di farlo. Questa non dovrebbe essere una scusa però. Quando e dove possibile, misurate i risultati che avete raggiunto e scoprite quanto reddito supplementare un evento ha prodotto. Quindi, comparatelo con la vostra spesa per l’evento.

Se non l’avete fatto prima, usate il vostro prossimo evento come metro di misurazione – poi prendetelo come punto di riferimento per valutare gli obiettivi e i risultati futuri. Sfidate voi stessi per migliorare l’organizzazione e massimizzare il ROI del vostro evento.

 

3. Qual è l’opinione del pubblico sull’evento?

Il feedback dei partecipanti è in grado di fornire indizi incredibilmente preziosi come ciò che ha funzionato durante il vostro evento più recente, e cosa no. Dopo tutto, l’intero evento è stato creato per i partecipanti – e allora perché non chiedere loro quali sono gli elementi che hanno trovato di valore (o privi di esso)?

Ottenere un feedback di alta qualità richiede uno sforzo in alcuni settori chiave, in particolare:

  • Domanda sulla progettazione: È necessario porre le domande giuste. Il pubblico di solito non spende più di qualche minuto per rispondere ai sondaggi, quindi è importante poche domande ma mirate per ottenere risposte di qualità.

  • Raccolta dei feedback: nell’era digitale, continuare ad usare carta e penna per raccogliere i feedback non è più molto efficace. Utilizzate un’App Evento per migliorare notevolmente la qualità, la velocità, la precisione e il numero di risposte che raccogliete dai partecipanti.

  • L’analisi dei dati: qui è dove si traggono le conclusioni finali. I dati grezzi sono relativamente inutili senza un report dettagliato che è possibile analizzare, studiare e sul quale basare miglioramenti futuri. Se state lavorando con dei fornitori di applicazioni per eventi, assicuratevi che siano anche in grado di fornirvi un report dettagliato dei vostri risultati di feedback.

Ricordate, l’unico modo per migliorare qualcosa, è innanzitutto quello di misurarla. Quindi, utilizzate questi suggerimenti per registrare i dati importanti degli eventi e rendete il vostro prossimo evento ancora migliore.