Gli esperti concordano sul fatto che la chiave del successo in qualsiasi cosa – sia essa una dieta, le proprie finanze o i risultati degli eventi – sia monitorare costantemente.

Come event planner, è indispensabile tenere traccia di precisi KPI (Key Performance Indicators). Si tratta di un’attività che può richiedere dedizione e tempo, ma per i risultati che ne conseguiranno, ne sarà valsa certamente la pena.

Idealmente, dovresti tenere traccia di quanti più aspetti possibili di un evento. Ma se hai a disposizione  un piccolo team in grado di considerarne solo gli elementi essenziali, concentranti su questi tre KPI che porteranno a risultati immediati e significativi.

 

Registrazioni

La maggior parte degli event planner guarda al numero totale di registrazioni ricevute. Questo è un aspetto certamente da sapere, ma ti mostra veramente l’intero quadro? Se dovessi aver bisogno di aumentare il tuo numero di partecipanti del 50% l’anno successivo, sapresti come farlo (senza fare ipotesi random)?

Oltre a conoscere il numero totale di registrazioni pervenute, dovresti anche tenere traccia di quando ogni partecipante si è registrato, ad esempio, durante una campagna di social media, una serie di eDM, una campagna pubblicitaria o a seguito di altre attività di marketing o di PR?

Approfondisci ulteriormente queste informazioni: scopri quale particolare eDM,  video virale, post sui social media  o annuncio è stato particolarmente efficace nello spingere il potenziale partecipante alla registrazione vera e propria.

Una volta che sai quali strumenti di marketing hanno condotto ai migliori risultati,  per il successivo evento incrementare il numero di registrazioni sarà più facile.

 

Feedback degli utenti

Si tratta di un altro importante KPI che però la maggior parte degli event planner non sfrutta adeguatamente. Sapevi che il feedback post-evento “fotografa” solo una piccola quantità di informazioni che avresti altrimenti potuto ottenere se avessi raccolto feedback per tutta la durata dell’evento?

E sai anche che potresti raccogliere questi feedback  senza nemmeno doverlo chiedere esplicitamente ai tuoi partecipanti?

Con App dedicate, come la nostra App Evento, è possibile integrare la raccolta dati in giochi e altre interazioni tra ospiti, relatori e organizzatori. Questo tipo di dati raccolti sul luogo dell’evento è molto più corposo, preciso e utile rispetto alle indagini tradizionali post-evento.

Naturalmente, puoi includere anche un tradizionale sondaggio post-evento utilizzando l’App Evento e integrare poi i risultati dello stesso con il resto dei dati significativi che hai raccolto durante l’evento.

 

Ritorno sugli investimenti

Forse la metrica più importante, ma ancora la più trascurata di tutte, è il tuo ritorno sull’investimento (ROI). Il tuo ROI ti dice se il tuo evento ha portato maggiore valore (in termini di vendite, marketing, brand, ecc.) rispetto ai costi sostenuti.

In parole povere, il ROI del tuo evento è una sorta di pagella. Un ROI positivo indica che il tuo evento vale ogni centesimo che è stato investito su di esso, mentre un ROI negativo significa che l’evento ha rappresentato un investimento negativo.

Misura sempre il tuo ROI. Il metodo più semplice ed efficace è quello di calcolare il valore monetario che il tuo evento ha portato all’azienda (o all’attività del tuo cliente) per poi  sottrarre le spese totali sostenute per l’evento. Ricorda di includere tra le spese totali anche  il tempo che tu e i tuoi colleghi avete investito nella progettazione dell’evento.

 

Monitora, misura, migliora!

La prossima volta che inizi a pianificare un evento, ricorda anche di iniziare a monitorare questi tre KPI.

Scoprirai che con un po’ di  pratica, unitamente all’utilizzo delle giuste metriche e con le giuste intuizioni, migliorare gli eventi futuri non solo sarà più facile, sarà (quasi) una certezza.