A volte, le storie più interessanti nascono dalle situazioni peggiori. E a volte, queste situazioni nascono dalle migliori intenzioni.

Abbiamo parlato con dozzine di organizzatori di eventi e condividiamo con voi alcuni dei consigli peggiori che abbiano mai ricevuto.

 

“Tieniti sempre pronto al peggio”

Come se essere event planner non fosse già abbastanza stressante, riempire la vostra mente con scene di partecipanti che corrono in preda al panico, relatori che non riescono a parlare sul palco e innumerevoli problemi tecnici, può rivelarsi un tantino opprimente.

Fidatevi. È positivo sapere cosa fare quando tutto va storto. Ma questo non significa che dobbiate sempre essere pronti al peggio. Imparare a mantenere la calma e disporre di qualche piano di riserva, giusto per sicurezza – è tutto ció che serve. Non pensate troppo negativo.

 

“Non preoccuparti, tutti hanno una connessione dati”

Mentre sarà quasi sempre vero che ogni partecipante al vostro evento abbia un telefono cellulare – che la connessione dati di tutti sia stabile, è tutta un’altra questione. A volte, i partecipanti possono avere una connessione limitata o semplicemente non vogliono utilizzarla durante l’evento. Oppure possono essere arrivati da altri Paesi e non possono connettersi.

La morale della favola? Fornite una connessione WiFi ai partecipanti – soprattutto se l’evento è accompagnato da un’App Evento di buona qualità, è essenziale affinché i partecipanti possano vivere l’esperienza al 100%.

 

“Vai avanti, abbiamo noi il comando”

Che siate organizzatori di eventi interni, o che lavoriate in un’agenzia che ha ottenuto l’ingaggio – non avete voi il comando. È il vostro cliente (o il vostro capo) a dover dare l’approvazione finale riguardo i dettagli dell’evento.

Anche se voi e il vostro cliente siete migliori amici e sentite di conoscerlo come il palmo della vostra mano, chiedete sempre l’approvazione – non potete mai sapere se qualcuno con un ruolo superiore possa avere qualche obiezione riguardo i vostri programmi.

 

“Usa la tua memoria”

No invece, scrivete.  Anche se avete una memoria di ferro, vorrete aver scritto su carta le cose importanti.

Ecco perché: con centinaia di dettagli a cui badare, sarete davvero in grado di ricordare tutto perfettamente? Anche se lo siete, il vostro cliente probabilmente no.

Quindi, scrivete ció di cui avete discusso e su cui avete raggiunto un accordo, poi inviate un resoconto al cliente per essere certi che sia al corrente di tutte le decisioni prese. Questo migliorerà la comunicazione tra il vostro team e il cliente.

Appuntare tutti i dettagli vi permetterà di condividerli con il resto del team. Cosí potrete far sí che tutti siano effettivamente sulla stessa lunghezza d’onda.

Avete mai ricevuto qualche consiglio sbagliato da amici e colleghi in buona fede? Speriamo di no, ma in caso contrario – sappiate che non siete soli.

Capita a tutti. (Ma apprezziamo comunque le buone intenzioni!