Per fare il salto da “responsabile” a “esperto” di eventi, è necessario andare oltre la semplice gestione. Dovrete “tagliuzzare” i vostri eventi in tanti piccoli pezzettini, studiare ogni pezzo, valutare come sia andato e stabilire come può essere migliorato.
 
L’unico modo per studiare i vostri eventi così in profondità è tenendo traccia dei dati principali. Di che tipo di dati parliamo? Di seguito vi proponiamo una lista dei dati più importanti che ogni organizzatore di eventi dovrebbe conservare.
 
 

Registrazioni e ingressi

Queste sono le basi per ogni evento. E sebbene ciascun responsabile conosca il numero di registrazioni, non tutti lo annotano.
Assicuratevi inoltre di annotare gli ingressi al vostro evento. È fondamentale per gli eventi a ingresso gratuito o dove un certo numero di biglietti è stato dato via. Dovrete sapere esattamente chi si è registrato al vostro evento (pagando o meno) e chi si è presentato.
 
Dopo l’evento, potreste anche chiedere a chi non ha partecipato il motivo per il quale ha deciso di non presentarsi (o non ha potuto).
 
 

Livello di coinvolgimento agli eventi

Se da una parte è importante sapere quante persone hanno partecipato al vostro evento, lo è ancor di più scoprire quante di loro si sono fatte coinvolgere durante l’evento.
 
Infatti, vogliamo spingervi a scavare più a fondo. Scoprite da quali relatori è stato maggiormente attratto il vostro pubblico e quali attività ha svolto con maggior entusiasmo.
 
Mentre tutto ciò può essere misurato con dei sondaggi post evento, un modo ancor più propositivo per tenere traccia di queste statistiche è attraverso un’App Evento che permette agli utenti di interagire con i relatori mentre stanno parlando dal palco, fare delle domande e dare delle risposte nel corso della giornata, così come partecipare a giochi e sondaggi (ciò significa anche che con un’App Evento potrete facilmente trasformare i vostri eventi in una specie di gioco raggiungendo livelli di coinvolgimento più alti).
 
 

Coinvolgimento social

Cavalcate l’onda dei social network creando un hashtag specifico per l’evento che i partecipanti possano utilizzare per postare e taggare foto, video e reazioni. Tuttavia, non contate soltanto sui partecipanti per mettere online il vostro evento, ma affidatevi a un team (o almeno una persona incaricata all’interno del team) per spargere la voce online.
 
Create delle conversazioni con dei post e dei live streaming del vostro evento sui principali social network (noi consigliamo Facebook, Instagram e Twitter), e calcolate quanto il vostro pubblico di riferimento interagisce con voi nel mondo digitale.
 
 

Feedback dell’evento

Lo ammettiamo, ci vuole coraggio a chiedere un feedback ai partecipanti. In fin dei conti, è di gran lunga più semplice presupporre che tutti adorino i nostri eventi e che di sicuro si ripresenteranno al prossimo. Ma se anche fosse vero per il 95% del vostro pubblico, è importante ascoltare cosa hanno da dire le persone. Dopotutto, è da qui che gli organizzatori di eventi ricevono i feedback più positivi.

Se avete un’App Evento, ricevere i feedback è estremamente semplice. I vostri relatori o moderatori possono richiedere dei feedback dal vivo in qualsiasi momento della giornata, dopo i discorsi, le presentazioni, i giochi o le attività. Diversamente, un Sistema di Votazione a basso costo vi permetterà di raccogliere i feedback all’istante, in maniera semplice e precisa.

Lasciate perdere le matite e i moduli da riempire. Non vale la pena far sgobbare il vostro team nel raccogliere i risultati per risparmiare giusto qualche spicciolo. Inoltre, l’ultima cosa che vorrete al termine di un bellissimo evento è far credere ai vostri partecipanti di essere tornati indietro agli anni novanta (e di certo non in maniera nostalgica e toccante!).
 
 

Ricavi (o valore pubblicitario/commerciale) e costi

Stabilite se il focus del vostro evento sia aumentare i ricavi, fornire vantaggi commerciali, o incrementare la visibilità. Se la vostra unità di misura sono il marketing o il valore delle pubbliche relazioni (PR), allora investite un euro in ciò che avete guadagnato in termini di marketing e PR grazie all’evento.
 
Bilanciatelo con i costi cumulativi e otterrete uno dei dati più importanti, ovvero il vostro…
 
 

Utile sul capitale investito (ROI)

Il vostro evento ha generato un ROI positivo? Beh, congratulazioni! Tuttavia, non è il dato più importante. Dovrete poi chiedervi come avreste potuto aumentare il vostro ROI. Spesso la risposta è “tagliando i costi”, ma vi sorprenderà sapere che “aumentando i costi” è spesso la risposta più corretta.
 
Per esempio, i nostri clienti hanno scoperto che investire in un’App Evento aumenta notevolmente la partecipazione, così come la soddisfazione e la felicità dei partecipanti, portando a un incremento dei parametri descritti in precedenza: ricavi, valore commerciale e visibilità.
 
Avete bisogno di aiuto per iniziare a calcolare le statistiche del vostro evento? Contattate il team Angage più vicino a voi!