In un’industria così competitiva come quella degli eventi, gli organizzatori devono essere sempre sul pezzo per battere la concorrenza ed essere considerati i migliori in circolazione. Gli organizzatori di eventi di maggior successo nel mondo hanno mentalità e strategie vincenti che gli consentono di organizzare eventi formidabili con una consistenza invidiabile.
 
Per svelare questa formula di successo, abbiamo analizzato gli organizzatori più rispettati del settore e abbiamo scoperto che hanno in comune queste caratteristiche vincenti che potrete adottare nella vostra carriera come organizzatori di eventi e conferenze.
 
 

1. I migliori organizzatori (o pochi di loro) hanno sempre un piano B

Anche gli eventi organizzati in maniera meticolosa possono andare male. Che si tratti del maltempo che interrompe le attività all’aperto, problemi con il Wi-Fi in sede, problemi tecnici, o cancellazioni last minute di ospiti o relatori importanti, c’è sempre una costante in questo lavoro: in qualche modo, da qualche parte, qualcosa potrà andare (e probabilmente andrà) storto.
 
E’ qui che i migliori organizzatori di eventi si distinguono dagli altri. Gli organizzatori di un certo livello hanno sempre un piano B a portata di mano da adottare in caso di problemi, in modo tale che quando si verificano queste problematiche nessuno del team sarà colto di sorpresa. Tutti “impostano” semplicemente la modalità “Piano B” e lo spettacolo continua.
 
 

2. I migliori organizzatori hanno una mentalità aperta e migliorano costantemente

I migliori organizzatori di eventi nel mondo del business non vedono la loro professione come un lavoro vero e proprio, ma si considerano veri e propri professionisti di eventi. Queste persone non smettono mai di imparare e, come abbiamo visto, al giorno d’oggi anche le formule più riuscite saranno presto superate.
 
Per restare al passo con i tempi, gli organizzatori di eventi devono essere aperti alle opinioni e ai feedback di clienti e partecipanti. Perciò, se non avete ancora raccolto dei feedback attraverso un’App Evento o un Sistema di Votazione, è arrivato il momento di considerare questo valido e rivoluzionario investimento.
 
E’ anche importante dare un’occhiata a cosa stanno facendo i vostri competitor. Anche se organizzano altri tipi di eventi e conferenze rispetto a voi, o si rivolgono a un pubblico completamente diverso, c’è sempre qualcosa da imparare osservando i vostri migliori concorrenti. L’importante è avere una mentalità aperta e il giusto atteggiamento.
 
 

3. Gli organizzatori di fama sono eccezionali comunicatori

Non solo, sono abili comunicatori in grado di relazionarsi di persona con la gente, hanno un grande impatto quando parlando al team, dialogano in maniera efficace al telefono e vanno dritti al punto attraverso le email.
 
Inoltre, i grandi organizzatori sanno comunicare con persone di qualsiasi livello e background, dal personale di un evento a clienti e partner, da relatori e ospiti internazionali passando da CEO e chiunque altro nel mezzo.
 
Se pensate di non eccellere in alcun metodo di comunicazione, per esempio se credete di essere bravi a comunicare per telefono ma non per email, sarebbe utile impegnare il vostro tempo per migliorare nelle aree di comunicazione in cui pensate di avere delle lacune. In fin dei conti, i vostri clienti o i vostri partner non avranno sempre tempo per parlare con voi al telefono, o semplicemente preferiscono altri canali di comunicazione.
 
 

4. Gli organizzatori di successo sono ossessionati dalla produttività

Mentre qualsiasi organizzatore di eventi conosce l’importanza della produttività, i migliori in questo campo ne sono ossessionati, ottimizzando i minuti spesi in compiti individuali, ogni singolo giorno.
 
Questo tipo di organizzatori va oltre il concetto del “cerca di lavorare più velocemente” o “fai più cose contemporaneamente”. Essi sviluppano veri e propri sistemi di gestione del tempo, lo tengono d’occhio mentre svolgono semplici azioni quotidiane e sono affiancati da specialisti a cui poter affidare delle mansioni dispendiose in termini di tempo, in maniera tale da poter concentrare le ore su un più alto livello di gestione e pianificazione degli eventi, sapendo che tutto il resto è sotto controllo.