Il termine “experience design” potrebbe suonare nuovo agli organizzatori di eventi, ma è una di quelle espressioni con le quali ogni professionista dovrà presto iniziare a familiarizzare. Al giorno d’oggi, i partecipanti agli eventi si aspettano che ogni seminario, conferenza e inaugurazione al quale prendono parte si riveli un’ “esperienza” coinvolgente, e non solo un semplice “evento”.

L’elemento chiave per offrire queste esperienze rigeneranti è un attento experience design.

 

Che cos’è l’experience design?

Letteralmente, l’experience design è l’atto di progettare un’esperienza. In questo caso specifico, progettare un’esperienza straordinaria per i vostri partecipanti all’evento. Che stiate organizzando il lancio di un prodotto, una cena aziendale con tanto di balli, o una conferenza internazionale, personalizzare un evento affinché si adatti al profilo del vostro pubblico, e non solo del vostro brand, è la chiave per dare vita a un evento che il pubblico adorerà.

Il fattore essenziale per farlo è comprendere il vostro pubblico.

 

Conoscere il proprio pubblico

È questo l’elemento più importante dell’experience design di un evento. Dovete conoscere il vostro pubblico ad un livello emotivo profondo. Ponetevi le seguenti domande e vedete se riuscite a rispondere (in caso contrario, vorrete conoscere le risposte durante le prime fasi di organizzazione del vostro prossimo evento):

  • Chi stiamo cercando di attrarre a questo evento?
  • Qual è la loro fascia d’età?
  • Di che sesso sono?
  • Cosa gli interessa (o meglio ancora, cosa li affascina)?
  • Che tipo di carriera hanno?
  • Quali arredi e colori li attraggono?
  • Quali attività li coinvolgono?
  • Che tipo di sound/musica apprezzano?
  • Sono persone introverse o estroverse?
  • Verranno da soli? O in compagnia di amici, colleghi o familiari?

Create la vostra personale lista dettagliata di domande e familiarizzate il più possibile con il vostro pubblico. Quanto meglio lo conoscerete, tanto meglio sarà la fase successiva della vostra procedura di experience design, organizzare e dare vita al vostro evento.

 

Organizzare un evento che il pubblico adorerà

Ora che siete in possesso di un tesoro di informazioni relativo ai tipi di esperienze che piacciono al vostro pubblico, potrete personalizzare i diversi aspetti del vostro evento affinché si adattino bene alle loro preferenze.

Ad esempio, se sapete che i vostri partecipanti verranno in gruppi, non sarà un problema per loro imbattersi in una procedura di registrazione molto lunga purché si intrattengano o distraggano mentre fanno la fila. Tutto ciò è possibile grazie alla collaborazione di uscieri energici o scegliendo di disporre la fila per la registrazione in aree particolarmente pittoresche della location scelta per il vostro evento. Se invece i partecipanti arriveranno da soli, e soprattutto se risentono ancora del jet lag dopo un lungo viaggio oltreoceano, allora vorrete ridurre al minimo le code. Prendete in considerazione l’utilizzo di un’App Evento che consenta di fare dei check-in automatici, o l’uso di tecnologie di riconoscimento facciale o NFC.

Queste sono solo alcune delle aree chiave che potrete riprogettare tenendo ben a mente i profili del vostro pubblico:

  • Scelta della location
  • Disposizione dei locali/configurazione e flusso dei partecipanti
  • Arredi
  • Procedura di registrazione
  • Uso della tecnologia
  • Programma
  • Tipi di attività
  • Scelta della musica e del sound
  • Disposizione dei posti a sedere
  • …e molto altro ancora

 

Siete alla ricerca di idee relative all’experience design, alle tecnologie e ad altre soluzioni per migliorare i vostri eventi, meeting e flussi di lavoro? Rivolgetevi subito al team Angage più vicino a voi!