I bravi organizzatori di eventi sono progettisti esperti, pensatori e coordinatori. Sanno come lavorare sotto pressione e sono generalmente anche molto bravi a comunicare con le persone.

I migliori organizzatori di eventi, oltre ad avere tutte queste qualità, hanno anche menti strategiche che permettono loro di guardare al quadro generale – calcolando il valore economico di ogni evento che mettono in piedi.

 

Una prospettiva di business

Perché è importante per gli event planner capire il valore commerciale degli eventi? Dopo tutto, la vostra esperienza risiede nel saper gestire gli eventi, non nel camminare in sale di

rappresentanza con giacca e cravatta.

Perché il vero successo di ogni evento risiede nella sua capacità di generare un valore economico per l’organizzazione, un valore che sia maggiore rispetto a quanto si è speso per organizzarlo.

Ciò significa che anche se tutti i partecipanti all’evento tornano a casa con il sorriso, se da un evento del valore di 100.000 euro se ne ricavano solo 50.000, in termini di valore aggiunto per l’azienda si tratta di un evento non riuscito. E un evento non riuscito può significare la fine di (potenziali) eventi futuri.

Tuttavia, basterà semplicemente predisporre un budget più adeguato per gli eventi e per le promozioni e vedrete moltiplicati i rendimenti.

Questo è il motivo per cui conoscere e calcolare il ritorno gli eventi sugli investimenti (ROI) è fondamentale, se volete davvero essere degli eccezionali organizzatore di eventi.

 

Cosa bisogna calcolare?

Quando si misura il ROI di un evento, si può essere tentati di confrontare semplicemente il reddito ricavato dal vostro evento con la spesa effettuata per realizzarlo. Tuttavia, se un evento non comporta alcuna vendita diretta, questo può essere un criterio sbagliato per misurare il vostro successo.

Le domande che avrete bisogno di porvi sono: “Qual è stato il nostro guadagno per questo evento?”  e “Abbiamo generato un profitto?”

Esistono 2 aree chiave di cui prendere atto nel misurare il ROI di un evento:

 

1. Guadagno

Se un evento è impostato esclusivamente sulle vendite, il calcolo è semplice. Quanti fornitori ed espositori hanno affittato spazi da voi, e quale è stato il vostro guadagno sulla base di questi affitti?

Oppure, se avete realizzato un evento dedicato ai consumatori ai quali avete fatto pagare l’ingresso, vi basterà calcolare la quantità totale di denaro ottenuto dalla vendita dei biglietti e dalle spese di iscrizione.

 

2. Marketing / Pubbliche relazioni (PR)

A volte, un evento viene organizzato a scopi di marketing e di pubblicità. Potrebbero anche non essere messi in vendita prodotti o servizi, ma il livello di diffusione e il valore di un evento per il lancio di un prodotto non posso essere sottovalutati.

Gli eventi di lancio di Apple sono un grande esempio per esprimere questo concetto. Realizzare un singolo evento di lancio di un prodotto Apple costa moltissimo e non genera alcuna vendita diretta sul momento – ma la copertura di notizie e di marketing ottenuta grazie all’evento tramite agenzie di stampa e siti web di tutto il mondo, ha un valore di milioni di dollari (che altrimenti bisognerebbe spendere per pubblicità e lavoro di PR nei singoli paesi e canali).

 

Iniziare a misurare il ROI

Se non lo fate già, è fondamentale iniziare a misurare il ROI a partire da oggi.

Sempre più event planner comprendono l’importanza di massimizzare il ROI degli eventi creati per i loro clienti (o boss) e pian piano la consapevolezza del business che ruota attorno a questo mondo non sarà più l’eccezione, ma la regola.

Per ora, essendo tra i pochi che hanno questa consapevolezza potrete far parte dell’olimpo dei professionisti del settore.

Se avete bisogno di aiuto per misurare il ROI dei vostri eventi, o volete saperne di più su come farlo con il vostro prossimo evento, entrare in contatto con noi. Saremo felici di aiutarvi con una consulenza gratuita.