Quando le scadenze di un progetto si avvicinano, e il tuo team ha bisogno di affrettarsi, ci sono poche cose che distraggono più delle riunioni. Tuttavia, le riunioni sono essenziali affinché ognuno sia perfettamente allineato sul progetto e sia sicuro di procedere nella giusta direzione.
Come far fronte a questa discrepanza? Rendendo le riunioni scattanti e altamente efficienti. Questi sono 4 dei nostri modi preferiti per assicurare che le vostre riunioni si svolgano nella maniera più veloce ed efficiente possibile.
 
 

Iniziate con un programma

Avere un’agenda e una lista con non più di 3-5 elementi che il team dovrà affrontare. Assicuratevi che tutti abbiano in anticipo questo programma, in modo che possano programmare di conseguenza le loro presentazioni o i loro argomenti di discussione.
Impostate un timer di 30 minuti (ma fatelo scadere a 25 minuti)
 
Nel mondo degli affari, potreste aver sentito che il lavoro si espanderà fino all’orario che gli avrete concesso, questo significa che un progetto di una settimana richiederà facilmente due settimane per essere completato, se questa è la scadenza che gli darete. Lo stesso si può dire delle riunioni.
 
Il problema di molte riunioni, è che le persone non impostano un orario di termine. Non c’è da stupirsi perché così tanti incontri durano ore!
Pianificate una durata di 30 minuti, quindi impostate un timer di 25 minuti e posizionatelo sul tavolo. Questo può essere l’allarme del vostro cellulare o un timer da cucina, in realtà non importa. Tutto ciò che conta è che quando si spegne, tutti sapranno che è ora di iniziare a concludere la riunione.
 
 

Rimanete sull’argomento

Questa probabilmente è la ragione principale per cui alcune riunioni durano più del previsto. Quando qualcuno inizia ad andare fuori tema, il coordinatore della riunione deve intervenire e ricordare a tutti gli elementi specifici delineati nel piano del giorno. Questo taglierà le chiacchiere e altri interventi fuori tema. Ovviamente, i membri del team potrebbero avere dei problemi da sottoporre su cui discutere. Voi dovete decidere se queste problematiche sono urgenti da dover essere discusse in quel momento. In caso contrario, annotatevele e includetele tra gli argomenti della prossima riunione.
 
 

Conservate gli snack (per dopo)

Mentre gli snack in una riunione possono contribuire a un maggior coinvolgimento e legame, se state puntando all’efficienza, saltate gli snack e procedete subito con gli affari. Non solo gli snack (specialmente torte e dolci in generale) contribuiranno all’incremento di uno stato di letargia e sonnolenza, ma sono anche incredibili stimoli alla conversazione – sicuramente quello che vorreste evitare.
 
Conservate gli snack per la fine. Considerate il gesto di offrire qualcosa da mangiare ai vostri membri come un premio, invece di un regalo da dare durante la vostra riunione.
 
 

Riunioni più coinvolgenti?

Se (in questo momento) non avete bisogno che la vostra riunione sia altamente efficiente, allora vi consigliamo di concentrare le vostre energie nel renderla più coinvolgente e divertente. Date un’occhiata agli articoli precedenti nel nostro blog per prendere spunto e rendere i vostri incontri più stimolanti – con la partecipazione di membri dell’ufficio o sparsi nel mondo.