Mancano solo poche settimane all’evento sul quale stai lavorando da mesi. Il tuo team ti sta supportando, pronto a dare il meglio il giorno fatidico. C’è solo una singola cosa che ti separa dall’ottenere una perfetta riuscita dell’evento: una mancata risposta dal cliente o dal fornitore proprio in prossimità dell’evento.

Stiamo per proporti alcuni suggerimenti che potranno tornarti utili per ottenere da clienti e fornitori risposte rapide alle tue email.

 

Sii chiaro e specifico in merito a ciò che ti serve

Uno dei motivi più comuni per il quale la gente interrompe la lettura di una mail per poi accantonarla per giorni nella propria casella senza rispondere è semplicemente rappresentato dalla sua eccessiva lunghezza.

Cerca di usare poche parole che vadano “dritte al punto” nell’oggetto della mail.

Poi, nel corpo della mail, indica sinteticamente ciò che ti serve. Non esitare ad includere un “grazie”, ma evita di dilungarti in chiacchiere inutili e poco professionali.

 

Usa i cosiddetti “bullet points”

Se hai più richieste, non elencarle tutte insieme in un unico paragrafo.

Indica ciò che ti serve sfruttando un elenco puntato, di facile e immediata visualizzazione.

Ecco un esempio:

 

Ciao Sandy,

Di seguito gli aspetti per i quali necessitiamo di una tua conferma entro domani pomeriggio:

1. Apertura

2. Compenso del relatore principale

3. La sala da ballo dell’hotel

Grazie.

Saluti,

Joe

 

Fissa delle scadenze

È dimostrato che spesso le persone fanno ciò che è più urgente ma non necessariamente più importante. Quindi, non aspettarti che solo perché  le tue richieste/email sono importanti per te, siano considerate tali anche dagli altri.

La buona notizia è che è molto semplice convincere i tuoi clienti e fornitori ad essere reattivi ed a rispondere prontamente alle tue e-mail. Tutto quello che devi fare è far percepire le tue richieste come urgenti semplicemente fissando delle scadenze e sottolineandole nelle tue email.

Un altro aspetto importante dell’includere le scadenze nelle tue email è che, in caso di future controversie, avrai la “prova” di aver dato al tuo cliente/fornitore un tempo più che sufficiente per agire tempestivamente, ma eventuali ritardi sono stati dovuti proprio al fatto che ha ignorato le tue scadenze (e i relativi promemoria di rispettarle).

 

Fai seguire alle email urgenti chiamate o messaggi

Mentre le email possono essere ignorate o spostate in una cartella “rispondi più avanti”, le chiamate telefoniche ed i messaggi di testo richiedono una maggiore ed immediata attenzione.

Se hai un’importante richiesta da esaminare con urgenza,  fai seguire alla tua mail una chiamata o un messaggio di testo (a seconda delle preferenze del destinatario) per far sapere che hai necessità di riallinearti con lui al più presto.

Fai solo attenzione a non pressare troppo i tuoi clienti e fornitori o presto eviteranno non solo le tue email ma anche le tue chiamate ed i tuoi messaggi!

Ricorri a chiamate e messaggi per cercare di avere delle risposte immediate  in merito a richieste urgenti/importanti e vedrai che il tuo tasso di risposta per queste richieste aumenterà drasticamente.

 

Ora prova questi suggerimenti e ben presto ne vedrai i risultati!

Metti alla prova queste 4 regole d’oro e vedrai la differenza che faranno. Potresti essere sorpreso di quanto velocemente le risposte arriveranno!

 

Tieniti pronto per la parte II del nostro articolo

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