Los organizadores de eventos se parecen a los propietarios de pequeñas empresas.
 
Están a cargo de (lo que normalmente es) un pequeño equipo de profesionales, y supervisan varios equipos de especialistas contratados que trabajan en sus departamentos – todos colaboran con un objetivo común en mente.
 
Por lo tanto, no debería sorprender que aumentar su roll como un organizador de eventos, puede implicar recoger algunos consejos de nuestros amigos empresarios que han puesto en marcha sus propias pequeñas empresas.
 
Lecciones como estas:
 
Contrata personas multitareas
 
Los empleados que son sólo grandes en una cosa puede ser eficaz en las grandes organizaciones, pero puede ser algo malo en equipos de eventos pequeños y ágiles, donde las funciones de trabajo son múltiples.
 
Si tienes un diseñador creativo que también está dispuesto a ayudar con las inscripciones durante los eventos, o un contable que también sabe hablar y administrar a los clientes cuando sea necesario, eso es una gran ventaja para la flexibilidad, adaptabilidad y velocidad de tu equipo de ejecución.
 
Gasta sabiamente
 
Cuando el presupuesto es ajustado, es necesario saber qué gasto vale la pena – y cuál no. En pocas palabras, si estás gastando dinero y no estás obteniendo suficiente retorno de la inversión, deberías plantearte invertir en otra actividad.
 
Asegúrate de rastrear no sólo donde estás gastando el dinero (que es fácil), sino tmabién en dónde están regresando esos retornos (esta es la parte difícil que muchos organizadores de eventos ignoran). De esta forma, tendrás una imagen precisa de dónde y cómo gastar para maximizar los resultados.
 
Utilice la creatividad para reducir costes
 
Con presupuestos limitados, las pequeñas empresas necesitan confiar en algo más que un puñado de euros invertidos marketing para promover sus productos y servicios. Este mismo concepto de negocio se aplica a los equipos de eventos.
 
Desafía a tu equipo a pensar en formas creativas de obtener promoción gratuita. ¿Tienes una gran idea para un concurso viral que podría propagarse como un reguero de pólvora? ¡Inténtalo! Te sorprenderá ver hasta qué punto un poco de ingenio puede llegar. ¡A veces, las mejores ideas en la vida (y en marketing) son gratis!
 

Utilice herramientas de productividad

Los equipos pequeños saben cómo obtener el mayor retorno de su tiempo, y lo hacen con la ayuda de herramientas de productividad. Para los organizadores de eventos, tal vez no hay ninguna herramienta que sea más potente que una aplicación de eventos completa que acelera mucho:

  –  Procesos de registro –  Difusión de informacion –  Recopilación de datos –  La generación del informe post evento

Además, una app para evento puede ser un salvavidas (así como un ahorrador de tiempo) en los días del evento – actualizar a los participantes del evento con los cambios en la agenda más recientes, dirigiéndolos a ubicaciones correctas, promoviendo la interacción y mucho más.

A veces, se necesita gastar un euro para hacer dos euros extra. Y eso es exactamente lo que una herramienta de productividad potente como una event app puede hacer para tu equipo.