Una guía rápida para profesionales que han contratado empresas de eventos.
 
Como organizadores de eventos, sabemos lo que se necesita para que un evento salga bien – entregando los resultados y el ROI que nuestros clientes desean y merecen.
 
Lo que también sabemos, es que la calidad de ejecución a menudo depende del nivel de colaboración y apoyo que recibimos de nuestros clientes.
 
Si trabajas en una empresa y te gustaría ayudar a vuestra agencia de eventos a realizar el mejor trabajo posible, así es como puedes colaborar para acelerar el proceso.
 
1. Agrupa la información antes de enviarla a tu agencia
 
Si piensas que tratar con correos electrónicos de tus compañeros es un dolor de cabeza, piensa lo difícil que será para tu organizador de eventos ordenar los emails y documentos de tu empresa.
 
Lo mejor es clasificar toda la información de tu empresa, deshacerte de la información antigua, mantener actualizadas las bases de datos y garantizar que los documentos de marketing y las listas de nombres estén actualizados, antes de enviar la información (final) a tu agencia de eventos.
 
2. Deja tu mente receptiva a nuevas ideas
 
Cuando se trata de organizar tu próximo evento, es fácil caer en la tentación de repetir lo que te ha funcionado antes. Después de todo, es mucho más simple reutilizar un tema/formato que ha funcionado, que usar una idea nueva.
 
Sabemos que las ideas nuevas pueden ser arriesgado difíciles de llevar a cabo. Pero también sabemos que las nuevas ideas son más importantes para los participantes, que siempre están esperando algo mejor, o al menos más reciente, que lo que ya han experimentado el año pasado.
 
Además, seguramente que tu agencia ha hecho antes más eventos parecidos, y puede proporcionarte información valiosa sobre lo que hacen las otras compañías de la industria.
 
3. Sé razonable con tu presupuesto
 
Es normal pedir descuentos en todo, en un intento de conseguir el mejor chollo, pero este método puede no funcionar bien, si quieres mantener una buena relación con el organizador de eventos para futuros eventos.
 
Tu agencia de eventos tiene costes que tu empresa tendrá que asumir, y si su proyecto se convierte en uno no muy rentable es posible que no puedan responder a su llamada, la próxima vez que los necesite para realizar un nuevo evento.
 
4. Mantén a tu organizador de eventos lejos de tus conflictos internos
 
Tu organizador de eventos peleará todo lo posible para que tu evento sea el mejor, así que no hagas que tengan que, además de lidiar con los problemas que les pueden surgir durante la organización de tu evento, lidiar también con conflictos internos entre diferentes personas o departamentos de tu organización.
 
Concéntrate en hacer que todos los integrantes de tu equipo trabajen por un objetivo común, para que tu organizador de eventos pueda concentrarse en lo que es realmente importante: el evento.
 
Sigue estos consejos y pronto te encontrarás en la lista de clientes favoritos de tu agencia de eventos.

Esto se traduce en:

  • Eventos mejor planificados y ejecutados

  • Más tiempo dedicado a tus proyectos

  • Probablemente incluso descuentos, ya que tu organizador de eventos sabe que trabajar con vosotros les ahorra tiempo y energía

Si quieres recibir consejos como éstos cada mes, o si quieres trabajar con nosotros en un próximo evento, contacta con nosotros en PowerVote. Estamos deseando poder ayudarte.