Si has organizado un evento que ha perdido la mitad de su público antes de que se baje el telón, sabrás esa sensación, la sensación de temor cada vez que miras a la multitud y ves a otra persona levantarse y caminar hacia la salida.
 
Nosotros también lo sentimos. Nos ha pasado a todos.
 
La pregunta es, ¿cómo puedes mantener a la multitud en la sala – sin restringir físicamente la salida? (Una solución que, si bien es altamente eficaz, es ilegal en la mayoría de los países.)
 
Da un teaser de una gran revelación
 
Dar una “gran revelación” es popular, pero se ha usado ya tantas veces que el público raramente se entusiasma por ello. Después de todo, la promesa de “algo grande” que sucede al final de un evento en el que un miembro de la audiencia ha perdido interés, puede ser casi tan (excitante) como ver una película de dos horas de duración, sólo por el momento de 15-segundos de ‘sneak peek’ después de los créditos.
El secreto está en la intriga. Elige algo por lo que la audiencia esté dispuesta a esperar todo el día. Quizás podría ser la reaparición del ponente más popular del evento, o la segunda parte de un tentador “secreto / técnica” que podría cambiar completamente la vida de los participantes.
 
Engancha a tu audiencia haciéndoles saber exactamente qué pueden esperar ver, oír y aprender en la conclusión de su acontecimiento – mejor que simplemente etiquetarlo como una “gran sorpresa”
 
Regalos
 
Si tienes presupuesto de sobra (o un patrocinador generoso), puedes mantener a los miembros de la audiencia comprometidos en tu evento con la promesa de un regalo para cada miembro de la audiencia.
 
Por supuesto, este regalo tendrá que ser uno por el que la gente esté dispuesta a renunciar a su tiempo. Esto no significa que el regalo tiene que ser caro. También puede ser un elemento de edición limitada que tu audiencia quiera.
 
Haz que su último día valga la pena quedarse
 
¿Has estado alguna vez en un evento cargado con todos sus mejores ponente y presentaciones en sus días de apertura, sólo para que se cierre con un día entero de “presentaciones de nuestros patrocinadores”?
 
Si parte de tus acuerdos de patrocinio de eventos implica conceder a los patrocinadores visibilidad con franjas horarias, asegúrate de planificarlos correctamente. Pórtate bien con tus patrocinadores y participantes del evento colocando sus acciones en áreas adecuadamente segmentadas del evento.
 
Algunos organizadores de eventos cometen el error de simplemente colocar todas las presentaciones de sus patrocinadores en el último día del evento. Esto, casi siempre, garantiza dos cosas:
 
1. El evento se irá a pique, ya que nadie quiere quedarse sentado para escuchar mensajes patrocinados.
2. Tus patrocinadores se sentirán decepcionados por la respuesta mediocre de sus presentaciones (y todos los escaños vacíos), y tal vez no estén interesados en trabajar con ustedes en futuras oportunidades.
 
En su lugar, asegúrate de programar tus ponentes y animadores para que tu evento acabe por todo lo alto. Deja a tus participantes, patrocinadores y clientes (o jefes) encantados – y con ganas de futuros eventos.
 
Esa es la marca de un evento excepcional, planeado por un profesional de clase mundial.