Los buenos organizadores de eventos son profesionales y magos al mismo tiempo en la planificación y la coordinación. Saben cómo trabajar bajo presión y suelen ser formidables coordinadores de equipos.
 
Pero además de estas cualidades, los buenos organizadores de eventos deben tener una visión global del proyecto integrando el valor del negocio de cada evento del que son responsables.
 
Una perspectiva de negocio
 
¿Por qué es importante para los organizadores de eventos entender el valor de negocio que tiene el evento? Después de todo, tu experiencia reside en la gestión de eventos y no en un informe hecho en las reuniones de dirección. Por tanto, es importante porque el éxito de un evento está en su capacidad de generar más valor para la empresa del que han invertido: un evento que te ha costado 100.000€ y que ha reportado sólo 50.000€ es un fracaso, y puede suponer el cese de futuras ediciones de ese evento.
 
Sin embargo, si tu evento consigue sus objetivos, tus clientes no dudarán en dedicar un presupuesto mayor para las próximas ediciones. Es un punto de vista comercial lógico y sano.
Es por eso que conocer y calcular el retorno de sus eventos sobre las inversiones (ROI) es crucial, si quieres ser un organizador de eventos realmente excepcional.

Es precisamente esta medida la que lasapps para eventos han revolucionado en los últimos 2-3 años.
 
¿Qué debes medir?
 
A la hora de medir el ROI del evento, puede ser muy tentador comparar simplemente los ingresos frente a los gastos. Sin embargo, si un evento no está destinado a la venta directa, puede ser muy difícil de calcular el éxito obtenido.
 

De hecho, es aquí donde vemos la dificultad del ejercicio: definición de los objetivos de evento, y definición de los indicadores que van a permitir comprobar si los objetivos se han cumplido o no (KPI).

 

Objetivos

 
Estos objetivos son normalmente de naturaleza muy diferente dependiendo si es un evento interno o externo.
 
En la primera categoría encontramos citas entre los empleados y la dirección (trimestral, anual), pero también proyectos importantes (presentación del plan estratégico, proceso de digitalización de la empresa…) en las que las grandes etapas de la empresa se materializan en los eventos. En este contexto, el objetivo se centra sobre el impacto de los mensajes, sobre la adopción de esas prioridades de la empresa (compromiso), sobre el retorno de la experiencia de los actores clave de la organización, sobre el networking, etc.
 
En comunicación externa, el objetivo siempre es más comercial, incluso si se trata de ventas indirectas (trabajo para los socios, reventa a valor añadido, prescripción de productos..)
 

Indicadores

 
La elección de los indicadores depende de los objetivos. La utilización de aplicaciones móviles para eventos a revolucionado la medición del ROI de los eventos. COn ellas puedes medir fácilmente:
 
– la tasa de descarga de la app, pero también el interés que genera su contenido antes del evento
– la tasa de satisfacción hacia la organización, los ponentes, las sesiones..
– la tasa de compromiso y participación de los invitados. Con el número de preguntas y comentarios, de ‘likes’, con las votaciones en directo…
– El networking, con el número de intercambios directos entre participantes
– La visibilidad y el impacto en los medios, con los datos de tráfico de analytics, pero también los impactos en la redes sociales.
 
El volumen de los datos recogidos es impresionante.
 
La clave del éxito consiste en construir una app que responda realmente a los objetivos del evento.
 

Empieza a medir tu ROI

 
Si aún no lo haces, es crucial comenzar a medir el ROI desde hoy. A medida que más organizadores de eventos comprendan la importancia de maximizar el ROI de los eventos para sus clientes (o jefes), contar con experiencia empresarial no serán la excepción, sino la norma.
 
Por ahora, tener esta habilidad única puede diferenciarte y empujarte a la liga de profesionales de eventos extraordinarios.
 
Si necesitas ayuda para medir el ROI de su evento o desea obtener más información sobre cómo hacerlo con su próximo evento, contacta con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte con una reunión en persona.