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Dans de nombreuses entreprises, l’organisation de réunions régulières dans des salles de réunions ou salle de visioconférence est très importante. En effet, une réunion visio permet, entre autres, de résoudre certaines problématiques, d’améliorer l’organisation ou encore d’élaborer de nouveaux projets. Seulement, dans certains cas, il est impossible de faire des réunions physiques avec plusieurs participants dans une salle de conférence, notamment par soucis de logistique. C’est là que la réunion en ligne intervient. Mais concrètement, qu’est-ce qu’une réunion en ligne, quels sont ses avantages et comment bien l’organiser afin de réunir plusieurs interlocuteurs dans une salle de visioconférence ?

Qu’est-ce qu’une réunion en ligne ?

La réunion en ligne est, comme son nom l’indique, une réunion qui se déroule en ligne, avec une connexion Internet et des technologies de collaboration full-hd (applications collaboratives) ainsi qu’un nombre de participants plus ou moins élevé. Également appelées visioconférences, ces réunions virtuelles, ou réunion à distance, permettent à un nombre maximum de participants, d’être présents à la réunion de travail sans pour autant devoir se déplacer jusqu’au lieu de rendez-vous, tout se passe à distance avec des webcams et un logiciel de visioconférence. Et pour cause, quand il faut convier un grand nombre de personnes à une web-conférence, il est extrêmement difficile de trouver la date, l’heure et le lieu qui conviennent à tout le monde. De plus, devoir se déplacer physiquement représente un certain budget, surtout si les réunions sont assez fréquentes. C’est pour cela que de plus en plus d’entreprises se tournent vers les réunions en ligne et la vidéoconférence.

Les avantages de la réunion en ligne pour les collaborateurs ?

Que ce soit pour l’organisateur, comme pour les collaborateurs, la visio conférence peut être très avantageuse. Tout d’abord, les coûts sont considérablement réduits. Il n’y a pas de billets de train ou d’avion à dépenser, pas de tickets pour les transports en commun ou d’argent à mettre pour un taxi ou un VTC. De plus, pour démarrer une réunion en ligne, il est possible d’en organiser plus souvent. Les participants n’ont qu’à se connecter le jour et l’heure du rendez-vous, via internet, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Le gain de temps est considérable et l’organisation d’une réunion avec système de vidéoconférence est beaucoup plus simple à mettre en place. Bien évidemment, même une réunion en ligne ou une conf call nécessite une bonne préparation pour être efficace. Pour que la réunion se déroule dans de bonnes conditions, il faut la préparer en amont. Cela peut paraître logique d’un certain point de vue, mais beaucoup de professionnels ne préparent pas suffisamment leurs réunions en ligne et se retrouvent avec des événements mal organisés et qui n’intéressent pas vraiment.

Comment organiser une réunion à distance de manière efficace ?

Vous souhaitez organiser une réunion à distance, mais vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre ? Si vous vous posez la question, c’est déjà un grand pas. Pour organiser une telle réunion, il faut prendre son temps. L’organisation se fait par étape. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte pour que tout se déroule bien (nombre maximum de participants, type de réunion, envoi des invitations…). Il est donc primordial de commencer la préparation de la réunion en ligne, bien à l’avance. Si vous ne savez pas du tout comment bien organiser une réunion à distance, voici les différentes étapes que vous devrez respecter :

Planifier une réunion en ligne

La planification de la réunion est certainement l’étape la plus importante de toute l’organisation. C’est aussi la toute première étape à réaliser. Ainsi, en premier lieu, vous allez devoir déterminer un sujet précis qui sera traité durant la réunion. Il faut absolument susciter l’intérêt des participants afin qu’ils se concentrent uniquement sur ce sujet. Si aucun sujet précis n’est précisé lors de l’invitation à la réunion en ligne, les conversations pourront se diriger vers d’autres sujets moins importants pour vous. Ensuite, il faut choisir un nombre maximum de participants à la réunion. Enfin, il faut choisir le bon type de réunion (conférence téléphonique, visioconférence, sondage, tchat avec questions & réponses…). Choisissez la solution la plus adaptée à vos besoins.

Diriger une réunion à distance

Est-ce vous qui allez diriger la réunion ou préférez-vous déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre ? Peu importe votre choix, il faut qu’il soit fait dès le début et qu’il n’en change pas. En effet, si vous changez le dirigeant de la réunion plusieurs fois durant l’étape d’organisation, comment voulez-vous que les participants vous prennent au sérieux ?

Participer à une réunion en ligne

Maintenant, il faut savoir combien il y aura de participants à la réunion à distance, qui seront les participants et comment leur faire parvenir l’invitation. Pour ce dernier point, plusieurs solutions s’offrent à vous : courrier postal, mail, utilisation d’un outil qui prendra en charge la gestion des invitations et des inscriptions… Le choix vous appartient.

Compte rendu de votre réunion à distance

Enfin, le dernier point concerne le compte rendu de la réunion. Quelle forme prendra-t-il ? Est-ce que ce sera un document papier qui sera remis à tous les participants à la fin de la réunion ? Est-ce que ce sera un compte rendu sous forme de vidéo ? Le compte rendu est très important et doit être fait pour chaque réunion. Il permet de garder une trace de tout ce qui aura pu se dire diront la réunion en ligne, ce qui peut être très utile par la suite.

Le meilleur logiciel pour créer une réunion en ligne avec Angage

Si vous recherchez un outil pour créer une réunion en ligne afin de vous simplifier l’organisation, il existe Angage. Concrètement, il s’agit d’une plateforme collaborative fourmillant de fonctionnalités. De l’organisation d’une réunion téléphonique, à la préparation d’une audio conférence ou d’une vidéo conférence, en passant par la gestion des invitations et des inscriptions ou la téléconférence, Angage peut vous aider à tous les niveaux. Bien plus qu’une simple application, Angage saura se montrer indispensable à vos yeux. Le meilleur moyen de vous faire une idée plus précise de cette application collaborative, est de l’essayer !

Pour finir

Organiser une réunion en ligne peut être très facile quand on se fait aider par un outil performant tel qu’Angage. Grâce à cette application collaborative, vous allez prendre goût à la création de réunion à distance. Pour tous vos besoins, Angage a la solution. Alors qu’attendez-vous pour essayer ?